مدیر پروژه توانمند در شرکت معماری-بخش نهم
مدیر پروژه نقش مهمی در سازماندهی و هدایت تحویل پروژه در شرکت معماری ایفا میکند. یک مدیر پروژه توانمند باید دارای مهارت‌های مختلفی باشد که در کنار هم منجر به دستیابی به اهداف خرد و کلان طراحی معماری پروژه گردد.
ارزیابی کارفرمایان از مدیران پروژه در شرکت معمار
با درک اینکه برخی رفتارها می‌تواند منجر به مجادلات ناخوشایند بین کارفرما، مدیر پروژه و حتی تیم طراحی پروژه شود، برای مدیر پروژه معقول است که بفهمد کارفرمایان چه رفتارهایی را می‌پسندند. برخی از این موارد عبارتند از:
- استفاده دقیق و هدفمند از اختیارات
- عملکرد قابل اعتماد
- رفتار دوستانه و خوب
- حالت تدافعی نداشتن
- پاسخ‌دهی به موقع تماس‌های تلفنی یا ایمیل‌ها
- حضور به موقع در جلسات
- آمادگی کافی برای حضور در جلسات
- تهیه به موقع گزارشات و دیگر اسناد مشابه
علاوه‌بر‌این، برخی از جنبه‌های رفتاری مدیر پروژه می‌تواند منجر به تسهیل در انجام کار گردد. این خصوصیات عبارتند از:
- صادق و بی‌طرف بودن
- در دسترس بودن
- شنونده خوبی بودن
- پاسخگو بودن به سوالات
- استفاده از اصطلاحات عامیانه به جای اصطلاحات خاص تخصصی
خصوصیات یک مدیر پروژه توانمند در شرکت معماری
دستیابی به موفقیت به عنوان مدیر پروژه مستلزم چیزی فراتر از انجام صرف وظایف مرتبط با فرآیند مدیریت است. این امر همچنین مستلزم چارچوب ذهنی خاص، توانایی کنار آمدن با دیگران و درک آنچه کارفرمایان انتظار دارند و می‌پسندند، است. شاید ویژگی‌ای که به اندازه هر ویژگی دیگری مهم است، توانایی دیدن تصویر بزرگتر و کلی از پروژه و رسیدگی به مشکلات و مسائل در زمینه‌ی واقعی است.
نگرش
مدیران پروژه در شرکت معماری علاوه بر داشتن مهارت‌های لازم برای انجام فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها، بایستی تمایل به ایجاد نگرش مناسب نسبت به نقش خود در پروژه را نیز داشته باشند. مهمتر از همه، از خود گذشتگی برای تبدیل شدن به یک رهبر قوی است.
مدیریت پروژه در شرکت معماری یک فعالیت منفعل نیست. یک مدیر پروژه توانمند باید تمایل به تصمیم‌گیری و اقدام داشته باشد. مدیر پروژه نمی‌تواند تمام کارهای آن را به تنهایی انجام دهد و باید برای انجام بیشتر آنها به دیگران تکیه کند. تمایل به اعتماد به دیگران ضروری است. با این حال، مدیر پروژه باید اغلب فراتر از اعتماد به دیگران، کار آنها را زیر نظر داشته باشد تا برای اشتباهات احتمالی آینده آماده شود.
همچنین مدیر پروژه باید حوصله آموزش نحوه نگاه به پروژه و مشارکت در آن را به دیگران داشته باشد. فقط یک مدیر پروژه بی‌تجربه تصور میکند که دیگران کار را باید به همان شکلی که او می‌تواند، انجام دهند. با این حال تفویض موفقیت‌آمیز وظایف، شامل درک زمان انجام کار، به اندازه کافی خوب است. مدیران پروژه باید مایل باشند شرایط پروژه را از دیدگاه‌های متعدد مشاهده کرده و در صورت بروز مجادلات اجتناب‌ناپذیر، نگرش بی‌طرف خود را حفظ کنند.
تقریباً همه جنبه‌های مدیریت پروژه نیاز به دادن و گرفتن چیزی دارد. این موضوع باید پیش‌بینی و پذیرفته شود. مدیر پروژه‌ای که مجادله را تهدید کننده یا ناامیدکننده می‌داند، به هنگام بروز اختلاف نظرات، به دشواری می تواند به نتایج موفقیت‌آمیز دست یابد.
شخصیت و رفتار
مؤثرترین مدیران پروژه در شرکت معماری کسانی هستند که هم می توانند به طور مؤثر با چالش‌ها برخورد کنند و هم با دیگر افراد به خوبی کنار بیایند. تا حد زیادی، مدیریت پروژه، مدیریتی متعارض و مداوم در طول روند کار است. مشکلات به وجود می‌آیند و باید بارها در طول روز حل شوند. سطح تعارض ممکن است از دشواری ساده در هماهنگی زمان جلسات گرفته تا اختلاف شدید و آشکار بین اعضای تیم باشد. در همه این موارد، مدیر پروژه باید تشخیص دهد که رفتار او وضعیت رهبری تیم پروژه را تعیین میکند.
مدیران پروژه چه می کنند؟
در انجام وظایف و مسئولیت‌های روزمره، مدیران پروژه دانش و مهارت‌های خود را برای رهبری، حل مشکلات، ایجاد انگیزه، حمایت، و برقراری ارتباط به کار می گیرند.
هدایت مدیران پروژه
مسئولیت و اختیار طراحی معماری و تحویل پروژه بر عهده مدیران پروژه است. آنها برای تعیین برنامه و تأیید انطباق آن، با کارفرمایان تعامل می‌کنند. در عین حال برای تعیین اینکه آیا کارکنان و منابع مناسب هستند یا نه، با شرکت خود در ارتباط هستند. مدیران پروژه برای کمک به تسهیل بحث و گفتگو پیرامون پروژه، با تیم پروژه تعامل داشته، و برای کمک به تسهیل ساخت و ساز با پیمانکاران در ارتباطند.
حل مسائل توسط مدیران پروژه
مسائل غیرمنتظره در شرکت معماری بخشی از هر پروژه هستند. این امر حل مسئله را به بخش مهمی از فرآیند مدیریت پروژه تبدیل میکند. علاوه‌بر‌این، نیاز مدیران پروژه برای مذاکره موفقیت آمیز راه‌حل مشکلات، با کارفرما یا پیمانکار نیز امر مهم دیگری است.
مشکلات برای مدیر پروژه می‌توانند همچون گوشت و سیب زمینی باشند که به طور روزانه در یک وعده غذا سرو می‌شوند. نه می‌توان از مشکلات اجتناب کرد و نه شواهدی واقعی وجود دارد که نشان می‌دهد کسی کار اشتباهی انجام داده است. در بیشتر موارد، مشکلات طراحی، برنامه، هزینه و کیفیت فرصت‌هایی برای بهبود پروژه در طول مسیر است. شهود و توانایی تحقیق، درک و حل مشکلات از ویژگی‌های مهم یک مدیر پروژه است.
انگیزه‌بخشی مدیران پروژه
با پیشرفت پروژه، اغلب لازم است در فرآیند نظارت بر کار دیگران، مدیر پروژه مربی یا محرک باشد. این امر مستلزم ارایه روشن کار و تعیین اهداف معقول برای آنچه باید انجام شود، است. اگر وظایف یا چارچوب زمانی معقول نباشد، مدیر یا باید برنامه کاری را بازبینی کند تا زمانی که وظایف قابلیت دستیابی بیشتری داشته باشند یا تیم را برانگیزد تا به موقعیت مناسب برسد. یک مدیر پروژه باید درک کند که اکثر تیم‌ها می‌توانند برای برآورده کردن وظایف دشوار تلاش کنند، اما این امر باید یک استثنا باشد و نه یک قاعده.
حامی بودن مدیران پروژه
مدیر پروژه همیشه باید حامی تیم طراحی معماری پروژه باشد. این امر ممکن است شامل حضور در کنار کارکنان شرکت یا مشاورانی باشد که روی پروژه کار می‌کنند. با این وجود، گاهی اوقات از مدیر پروژه خواسته می‌شود که از کارفرما یا پیمانکار حمایت کند.
وفاداری کارفرمایان معمولاً از درک آنها از این امر که معمار در حال انجام کار خوبی است، نشأت می‌گیرد. مدیر پروژه می‌تواند با درک اینکه مشتری، نه پروژه، از دارایی های ارزشمند شرکت است، این وفاداری را ایجاد کند. ارائه پروژه از طریق خدمات اختصاصی، و توجه به درک و حفظ اهداف کارفرما در طول مدت پروژه، می‌تواند به جلب وفاداری کارفرما کمک کند. هنگامی که کارفرمایان دائماً احساس کنند مدیر پروژه طرف آنهاست و قلباً بهترین تلاش خود را میکند، موفقیت در دسترس‌تر است. همچنین مدیر پروژه در شرکت معماری ممکن است نیاز به حمایت از پیمانکار داشته باشد. به عنوان مثال، پیمانکاران اغلب پیشنهاداتی را برای بهبود پروژه یا کاهش هزینه ها ارائه می‌دهند، اما ممکن است به کمک مدیر پروژه نیاز داشته باشند تا این پیشنهادات را برای مالک توضیح دهد.
یک نقش محوری
نقش مدیر پروژه در شرکت معماری ، نقشی محوری است. او تلاش‌های دیگران را برای رسیدن به اهداف کلان و خرد مورد نظر در طراحی معماری پروژه هدایت میکند. ایفای موفقیت این نقش مستلزم آن است که او به طور مؤثری برنامه‌ریزی، تسهیل و نظارت بر کار را انجام دهد. چه این نقش به یک فرد اختصاص داده شود یا به دو نفر یا بیشتر، یک مدیر پروژه توانمند باید بتواند چالش‌ها را درک کرده و پیش‌بینی کند، موانع و مشکلات را در صورت بروز حل کرده و در صورت نیاز در مورد توافق صورت گرفته مذاکره کند. همه‌ی این موارد بخشی از وظایف معمول یک مدیر پروژه محسوب می‌شود.
این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA
پروژه های گروه معماری کارند
