جلسات تیم پروژه در شرکت معماری-بخش چهاردهم

جلسات تیم پروژه در شرکت معماری بستری مناسب برای انجام کار تیمی است. این جلسات فرصت مناسبی برای همه اعضای تیم است تا نقشی مثبت و سازنده در پیشبرد روند طراحی پروژه ایفا کنند، در حالی که نظرات آن‌ها برای پروژه محترم شمرده می‌شود و همه اعضا می‌توانند به طور مساوی در پروژه مشارکت داشته باشند. پروژه‌های بزرگتر و با ذینفعان بیشتر، به برنامه‌های جلسات سازماندهی شده و دقیق‌تری نیاز دارند، با این حال جلسات تیمی موفق برای پروژه‌هایی در ابعاد مختلف، به منظور کارآمد بودن و امکان برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات موثر، به مهارت خاصی نیاز دارند.

جلسات با کارفرما

 در ابتدای پروژه، تیم معمار و گروه کارفرما برای ایجاد گروه‌های کاری مختلف با یکدیگر ملاقات می‌کنند. یک کمیته کارفرما اغلب از مدیر پروژه کارفرما و یکی از اعضای بخش تجهیزات تشکیل شده است، اگرچه ممکن است کمیته مستقیماً دارای اعضای بیشتری نیز باشد. این گروه، نماینده همه ذینفعان است، و مسئولیت مدیریت و حفظ اهداف پروژه را، در حالی که پیشبرد آن‌ را طبق برنامه زمانی و بودجه تعیین شده نگه می‌دارد، بر عهده دارد.

این افراد تصمیم‌گیرندگان اصلی به شکل روزانه هستند و تیم معمار معمولاً هر دو هفته در مراحل طراحی و در دوره‌های کلیدی مرحله تدوین سند ساخت با آنها ملاقات می‌کند. برای پروژه‌های کوچکتر، گروه کارفرما ممکن است از یک یا دو مالک تشکیل شده باشد. متناسب با نیازهای پروژه‌ای با این ابعاد، برنامه جلسات متفاوت است. برای پروژه‌های بزرگتر، یک گروه راهبری متشکل از کمیته ساخت هیئت مدیره کارفرما یا نماینده آن و مدیر مالی، می‌تواند گاهی اوقات جهت پروژه را بررسی کند.

در مرحله برنامه‌ریزی، معمار جلسات جداگانه‌ای را با گروه‌های کاربر تنظیم می‌کند تا یک لیست برنامه‌ریزی شده از خواسته‌های آنان تنظیم کند. اگر پروژه بزرگ باشد، ممکن است جلسه‌ای بزرگ در سالن شهر برگزار شود تا دغدغه‌ها و خواسته‌های گروه‌های کاربر به طور همزمان شنیده شود. این جلسه همگانی بوده و همه نمایندگان را به مخاطبین عام پروژه پیوند می‌دهد.

جلسات گروهی بزرگتر ممکن است شامل کمیته کارفرما، اعضای گروه کاربر اصلی، معمار و مشاوران باشد و در نقاط کلیدی پروژه به منظور بحث در مورد مسائل کلیدی و بزرگتر و دستیابی به اجماع در خصوص آن‌ها برگزار شود. این جلسات ممکن است کارگاه‌های جامع نامیده شوند و به عنوان مثال، برای بحث در مورد سیستم‌های مکانیکی، پایداری ، تصمیمات برنامه‌ای و یا طراحی کلیدی تشکیل شوند.

جلسات ارائه به هیئت‌ها، معتمدان، کمیته راهبری کارفرما یا ذینفعان اصلی معمولاً در پایان مراحل طراحی مفهومی، شماتیک و طراحی نهایی برگزار می‌شود. این جلسات معمولاً در فواصل معینی در طول سال برنامه‌ریزی می‌شوند و ارائه در آن‌ها مستلزم داشتن تفکری استراتژیک در مورد مسائل سازمانی بزرگتر است. به طور معمول، مدیر عامل شرکت و مدیر پروژه ارائه را هدایت می‌کنند. ممکن است برای توضیح پروژه، به مطالب آگاهی‌دهنده یا موضوعات مورد نیاز برای جذب سرمایه‌گذار مانند مدل‌ها یا تصاویر خروجی آن نیاز باشد.

جلسات مشاور

در ابتدای پروژه ، معمولاً یک جلسه معارفه برگزار می‌شود که در آن معمار و مشاوران با یکدیگر ملاقات کرده، با هم از محل پروژه بازدید می‌کنند و اهداف تیم، وظایف و مسئولیت‌ها، هماهنگی و استراتژی‌های تبادل اطلاعات را تعیین می‌کنند.

در هر مرحله جلسات متعددی برای بحث در مورد ایده‌ها، ارزیابی تأثیر آنها و هماهنگی گروه‌های مختلف برنامه‌ریزی می‌شود. جلسات مشاور معمولاً ساختار‌یافته بوده و مدیر پروژه معمار، معمار پروژه و اعضای اصلی تیم معماری در آن شرکت می‌کنند.

در آغاز پروژه، دغدغه این جلسات هماهنگی کار مشاور با طرح مفهومی است. سپس در طول روند پروژه، جلسات بر هماهنگی دقیق نقشه‌ها متمرکز می‌شوند. این جلسات بسیار مهم هستند، زیرا تصمیمات بر همه مشاوران تأثیر متفاوتی می‌گذارد و وجود یک همکاری واقعی در تمام مراحل پروژه است که منجر به موفقیت آن می‌شود.

پس از اتمام جلسات مشاوران، صورت‌جلسات نوشته شده و در اختیار همه اعضای تیم قرار می‌گیرد تا راهی برای مستندسازی و رساندن خلاصه اطلاعات به کسانی که در جلسه حضور نداشتند، باشد. اکثر مشاوران اصلی، محلی هستند و می‌توانند به طور منظم با یکدیگر ملاقات کنند، اما مشاوران تخصصی ممکن است نیاز به دورکاری داشته باشند، لذا برگزاری جلسات مجازی منظم و مستندسازی شده نیز برای پیشبرد پروژه لازم است.

یکی از روشهایی که نیاز به تعداد جلسات مشاور را به ویژه با مهندسین سازه و مکانیک کاهش می دهد و هماهنگی بین مشاوران و معمار را تسهیل می‌کند، استفاده از مدل سازی اطلاعات ساختمان (BIM) است. مزیت استفاده از این مدل‌سازی، این است که همه اعضای تیم می‌توانند همزمان با یکدیگر برای حل تعارضات و ناهماهنگی‌هایی که ممکن است در حین ساخت‌و‌ساز به وجود آید، همکاری کنند. همچنین این روش شیوه‌ای مشخص برای همه اعضای تیم است تا بتوانند کار خود را هماهنگ کرده و روند توسعه پروژه را به طور منظم دنبال کنند.

چالش‌های تیم پروژه در این مورد شامل ملاحظاتی است که همه اعضای تیم برای داشتن برنامه‌های سازگار با یکدیگر به آن نیاز دارند، مدل باید به طور مرتب به روز شود و همه اعضای تیم باید به پروتکل‌ها احترام بگذارند و مراقب باشند تا کار سایر اعضاء را نادیده نگیرند. در نهایت هدایت و کنترل فرآیند بر عهده معمار است. در برنامه‌های مدل‌سازی، مانند Autodesk Revit ، یک شرکت 10 تا 12 نفره می‌تواند تمام کارهای ارایه و طراحی خود را منحصراً در برنامه‌های مدل‌سازی ساختمان انجام دهد و متوجه باشد که این امر میزان جلسات هماهنگی را کاهش داده و سرعت تولید اسناد ساخت را با استفاده از کمترین تعداد اعضاء، افزایش می‌دهد. حتی شرکت‌های بسیار کوچک تنها با حضور کارکنان ارشد بسیار باتجربه توانسته‌اند برای افزایش بهره‌وری خود از این مدل‌سازی ساختمان استفاده کنند.

جلسات درون سازمانی تیم پروژه

بسته به اندازه پروژه، مدیر پروژه و معمار معمولاً جلسات درون‌سازمانی تیم پروژه را رهبری می‌کنند. هدف از این جلسات هماهنگ کردن کار درون سازمان، خلاصه کردن اطلاعات، بالا بردن سرعت تیم با توجه به آخرین تصمیمات، بحث در مورد برنامه و بودجه ، حل چالش‌های طراحی و ارائه یک جریان روشن اطلاعات است.

برخی از جلسات تیم ممکن است به حضور کل اعضاء نیاز داشته باشد، در حالی که برخی دیگر فقط به حضور اعضای اصلی تیم که روی ابعاد خاصی از پروژه کار می‌کنند، نیاز دارند. برخی از شرکت‌ها هر هفته یک روز مشخص را برای برگزاری جلسات منظم و سازمان‌یافته تعیین می‌کنند، در حالی که برخی دیگر هر روز با اعضای تیم ملاقات می‌کنند. گاهی اوقات، برگزاری جلسات غیررسمی نیز مؤثر است.

میزان جلسات درون‌سازمانی تیم شرکت نیز ممکن است بر اساس طرح‌بندی آن تعیین شود. اگر شرکت معماری دارای یک پلان آزاد باشد، اعضای تیم که نزدیک به یکدیگر نشسته‌اند ممکن است بتوانند مکالمات را بشنوند و اطلاعات را بدون نیاز به برگزاری جلسات رسمی به اشتراک بگذارند. هنگامی که روند چیدمان دفاتر خصوصی، شیوه‌ی رایج چیدمان در یک شرکت است، شنیدن مکالمات تیمی از اعضای ارشد تیم و به اشتراک‌گذاری غیررسمی اطلاعات امکان‌پذیر نیست. در زمان همکاری یک شرکت معماری با شرکت معماری دیگری نیز، تدوین یک برنامه پروژه درون سازمانی ساختارمندتر و برگزاری جلسات برای مراحل مهم پروژه در خارج از شرکت، ضروری است.

جلسات مدیریت کیفیت

در پایان مراحل اصلی، جلسات تضمین کیفیت (QA) ممکن است با حضور ممیز تضمین کیفیت و تیم پروژه برنامه‌ریزی شود. در فرآیند مدیریت کیفیت، نقشه‌ها از نظر هماهنگی کلی، قابلیت ساخت و تعیین وضعیتشان بررسی می‌شوند. به عنوان مثال: چیزی که در مجموعه حذف شده و یا چیزی که ممکن است بیش از حد باجزئیات ارایه شده، مشخص می‌شود.

پس از اتمام بررسی بخش مدیریت کیفیت، ممیز، نقشه‌ها و ملزومات پروژه را علامت‌گذاری می‌کند و ممکن است چک‌لیستی شامل زمینه‌های هماهنگی با مشاوران و اهداف پایداری در مراحل مختلف را، پر کند. پس از این بررسی، مدیر پروژه یا مدیرعامل جلسه‌ای را با تیم طراحی تشکیل می‌دهد تا روند بررسی صورت گرفته را توضیح دهد و به تیم آگاهی لازم در خصوص زمینه‌هایی که نیازمند توجه است را بدهد.

این امر فرصتی برای معماران جوان است تا یاد بگیرند چگونه مجموعه‌ای از نقشه‌ها را تهیه کنند، نقشه‌های مهندسی را با هم هماهنگ کرده و طرح را تا مرحله جزئیات ساخت پیش ببرند. همچنین فرصتی برای اعضای ارشد شرکت است که به دیگران در خصوص جزئیات ساخت و راه‌های بهبود مجموعه نقشه‌های طراحی آموزش دهند. در شرکت‌های كوچك، ممكن است متخصصی از بیرون از شرکت براي بررسي نقشه‌ها آورده شود، اگرچه معمولاً يك مدير نيز این بررسي را انجام می‌دهد. برخی از شرکت‌های کوچک نیز ممکن است دارای کارکنان باتجربه و اعضایی باشند که بتوانند از دیدگاه‌های مختلف نقشه‌ها را بررسی کنند.

شرکت‌هایی با اندازه متوسط نیز ممکن است برای تضمین کیفیت یک متخصص خارج از شرکت استخدام کرده یا یک مدیر یا معمار ارشد داشته باشند که در پروژه مشارکت ندارد، این فرد می‌تواند به عنوان یک ممیز، ارزیابی عینی‌تری از پروژه داشته باشد. شرکت‌های بزرگتر ممکن است دپارتمانی تخصصی در زمینه بررسی اسناد داشته باشند.

جلسات طراحی معماری

برخی از شرکت‌های متوسط ​​دارای گفتگوی مستقیم یک به یک بین مدیر طراحی معماری آغازگر طرح، و طراحان هستند. نادر تهراني مدير شرکت معماری NADAAA توصیه می‌کند که در شرکت جلسات غيررسمي، در اطراف يك ميز يا مانيتور كامپيوتر با حضور يكي دو طراح ديگر برگزار شود، بدون اينكه از سایر اعضای تيم پروژه داده‌های اولیه‌ی خاصی دریافت شود.

شرکت‌های بزرگتر ممکن است دو گروه طراحی معماری شماتیک و مفهومی جدا داشته باشند، بدین ترتیب که یک گروه طراحی معماری فقط آغازگر کار طراحی باشد، سپس طرح را برای توسعه‌ی بیشتر و تولید جزئیات ساخت به گروه دیگری تحویل دهد. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها با یک تیم پروژه به رهبری یک مدیر و مدیر پروژه همکاری می‌کنند.

مدیر، تیم پروژه را انتخاب می‌کند و مسئول تعیین اهداف طراحی معماری و جمع‌آوری ایده‌ها برای ایجاد هماهنگی در طراحی است. مدیر پروژه جلسات طراحی معماری را به طور منظم سازماندهی می‌کند و به تیم طراحی اجازه می‌دهد از ابتدای پروژه تا مرحله ساخت درگیر شوند. این ساختار، تعهد به پروژه را تقویت کرده و برای همه اعضای تیم حس مالکیت کار ایجاد می‌کند.

جلسات تیم در یک شرکت ممکن است به طور رسمی در یک اتاق کنفرانس برنامه‌ریزی شود یا ممکن است به طور غیر‌رسمی در استودیو یا دور یک میز انجام شود. ویل رول (Will Ruhl) از گروه معماری رول واکر (Ruhl Walker ) معتقد است که اندازه ایده‌آل برای جلسات طراحی دو تا پنج نفر است و هنگامی که جلسه بیش از یک و نیم ساعت طول بکشد، ممکن است اثر مفید آن برای اعضای تیم کم شود.

جلسات شارت در شرکت معماری

هنگامی که تیم طراحی به نقطه بن‌بست می‌رسد یا به دنبال گزینه‌های مختلفی است، ممکن است کل دفتر را درگیر روند طراحی کند . این تمرین ممکن است به صورت طوفان فکری (brainstorming) یا تبادل اندیشه در ابتدای پروژه انجام شود تا در صورت امکان ایده‌های بیشتری را به وجود آورد.  شارت‌ در برخی از شرکت‌ها به عنوان راهی برای دستیابی به ایده‌های بیشتر در یک بازه زمانی کوتاه رایج است.

روبرت میکلوس (Robert Miklos) از دفتر دیزاین لب (designLAB ) شرح می‌دهد آنها یک بار یک شارت سه‌روزه انجام دادند که بدین منظور دفتر را تعطیل کردند و از همه کارکنان خواستند که به طور مستقل کار کنند. در نهایت هنگامی که آنها برای بررسی ایده‌ها با یکدیگر جلسه گذاشتند، ایده‌هایی را که بیشترین همسویی با یکدیگر داشتند، پذیرفتند.

Design lunches  یکی دیگر از روش‌های جمع آوری اطلاعات از همه اعضای یک شرکت است. تشریح پروژه برای کسانی که عضو تیم پروژه نیستند بستری فراهم می‌کند تا نظرات خود را در خصوص پروژه بیان کنند، و در عین حال به تیم پروژه اجازه می‌دهد پروژه را به صورت هدفمند و عینی بررسی کنند. در طول design lunch ، رهبران جلسه باید بین ارائه انتقاداتی که ممکن است مانع بحث شود و ترویج “طوفان فکری” بی‌حد و مرز و بدون هیچ گونه انتقاد، مرز باریکی را طی کنند، روشی که ممکن است تنها به “تفکر گروهی” (groupthink ) بی اثر منجر شود. یک بحث محترمانه بین همه اعضای دفتر ممکن است به بهترین نتیجه منجر شود.

شرکت‌هایی که برای این مقاله با آنها مصاحبه شده دیدگاه‌های مختلفی در مورد جلب نظرات افراد خارج از تیم طراحی داشته‌اند. برخی احساس کردند که این امر ایده‌های طراحی را کم رنگ می‌کند، این شرکت‌ها ممکن است از یک جلسه ارایه گروهی برای حل مشکلات خاص طراحی استفاده کنند، اما در جستجوی خط مشی جدیدی برای طراحی نباشند، زیرا آنها معتقدند که طراحی به خودی خود تغییر شکل می‌دهد. دیگران دریافتند که برگزاری شارت در دفتر یا design lunches  ، پروژه‌های آن‌ها را تقویت کرده و به ایجاد یک محیط کار مشارکتی منجر می‌شود. در واقع هیچ سند خاصی برای ترویج خلاقیت در یک شرکت وجود ندارد. فرایند طراحی و فرهنگ شرکت است که آن را تعیین می‌کند.

این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA

پروژه های گروه معماری کارند

ویلای شمس