سازماندهی پروژه در شرکت‌ معماری – بخش دوم

مدیر پروژه در شرکت معماری ، معمولاً مسئول برنامه‌ریزی و سازماندهی پروژه است. این امر به این معنا است که مدیر پروژه به سادگی مشخص می کند که چگونه و چه زمانی باید بر روی پروژه کار کرد و به چه نوع مدیریت و کارکنانی برای انجام آن نیاز خواهد بود.

مدیر پروژه معمولاً با مدیران شرکت و دیگر مدیران پروژه در ارتباط است و این ارتباط متقابل در برنامه کار مستند می‌شود. پیش‌برد برنامه کار پروژه، با در نظر گرفتن جداول زمانی، روش‌های سازماندهی روابط بین بخش های مختلف، منابع در دسترس شرکت، و احتمالاً هزینه‌ها آغاز می‌شود. علاوه بر این، مشخص می‌شود که چگونه رهبری پروژه در شرکت معماری، سازماندهی خواهد شد و چه تجربه و سطح تخصصی لازم خواهد بود یا باید شناسایی شود.

ابزار مدیریت پروژه در شرکت‌ معماری

ابزارهای سازماندهی شامل اصول انجام یک برنامه کاری موثر هستند که در ادامه شرح داده خواهند شد. برنامه کاری، بخش مهمی از مدیریت کارآمد پروژه در شرکت معماری است.

• یک برنامه کار برای مدیریت پروژه در شرکت معماری، برای آنکه مفید واقع شود، نباید پیچیده یا طولانی باشد. برای انجام اغلب پروژه‌ها در شرکت‌های معماری، تنها موارد فهرست‌شده‌ای که در ادامه ذکر خواهد شد کافی است. حتی در پروژه‌های بزرگ، این اطلاعات نباید بیشتر از چند صفحه باشد.

1. شرح پروژه و الزامات مشتری
2. مشخص کردن موارد تحویلی
3. سازماندهی تیم
4. ماتریس مسئولیت
5. برنامه زمانی مقدماتی پروژه
6. تعداد پرسنل اولیه مورد نیاز
7. دفترچه راهنمای پروژه
8. برنامه بودجه داخلی پروژه و سود
9. اطلاعات کدهای ساختمانی مورد استفاده (اختیاری)

پیش‌برد و تهیه برنامه کار، یک فرآیند متداوم است. پیش‌بینی تعداد پرسنل, زمانبندی و بودجه‌ دائما باید بازبینی شوند و بر مبنای اطلاعات جدید تنظیم شوند. پس از تهیه برنامه کار، موارد ۱ تا ۷ را می‌توان به کارفرما ارائه داد  تا نحوه انجام پروژه در شرکت  به شکلی روشن مشخص شود.

شرح پروژه و الزامات کارفرما در شرکت‌ معماری

برنامه کار پروژه، شامل شرح پروژه, چشم انداز آن، بودجه مشتری و مسوولیتی است که کارفرما بر عهده شرکت معماری گذاشته است. اهداف اولیه کارفرما برای چشم انداز و کیفیت پروژه نیز باید در شرح پروژه گنجانده شوند. یک شرح  پروژه باید چیزی شبیه به مثال زیر باشد:

« یک هتل لوکس چهار خوابه، واقع در ساحل خیابان ۲۱۲ در شهر فلوریدا،  شامل امکاناتی چون دو رستوران، اتاق کنفرانس برای ۵۰۰ مهمان، یک اسپا با تمامی امکانات، یک استخر شنا و فضای سبز »

این مثال نشان می‌دهد که چگونه شرح پروژه را می‌توان در یک بیانیه کوتاه بیان کرد که با پیش‌برد برنامه پروژه جزئیات بیشتر به آن افزوده می شود.

بسته به اینکه پروژه در چه فازی قرار دارد، اختیارات کارفرما را می توان به شکل یک چک لیست ساده مبتنی بر توافق نامه امضا شده در برنامه کار وارد کرد. اختیارات کارفرما می‌تواند در قالب مدارک مختلف ارائه شود، از قرارداد اولیه گرفته تا قرارداد رسمی تا قرارداد تکمیل هر فاز از پروژه. مدیر پروژه در شرکت معماری تمام این اختیارات را ردیابی و نظارت می‌کند.

خلاصه موارد تحویلی

خروجی پروژه‌ها در شرکت معماری، معمولاً شامل یک محصول کار یا مدارک تولید شده توسط معمار هستند.

این موارد تحویلی می‌تواند شامل گزارش‌ها، اسکیس ها و نقشه ها، مشخصات، مدل‌های فیزیکی یا کامپیوتری و موارد دیگر باشد. برنامه کار باید شامل برآورد انواع و کیفیت مدارک تحویلی مورد نیاز برای تکمیل کار باشد. نحوه ارائه این ارزیابی می‌تواند در قالب یک لیست ساده یا یک استوری بورد یا یک دیاگرام متشکل از مدارک تحویلی برای هر فاز خدماتی در شرکت معماری صورت پذیرد. این شرح و برآورد، مبنایی برای پیش‌برد برنامه زمانبندی پروژه، نیازهای پرسنل، و بودجه کار هر مرحله را فراهم می‌کند.

سازماندهی عوامل پروژه

برخی از کارفرمایان علاقه‌مند هستند اطلاعات مربوط به نحوه سازماندهی پرسنل دخیل در پروژه و نحوه ارتباط کارکنان با دیگر بخشهای درگیر در شرکت معماری در اختیارشان گذاشته شود. برای نشان دادن ارتباط بین عوامل دخیل پروژه می توان از یک نمودار استفاده کرد.

چارت کارکنان، به طور معمول نشان می‌دهد که رهبران پروژه مانند مدیر مسئول، مدیر پروژه، طراحان، معماران پروژه، و مجریان کار چه کسانی خواهند بود. در حالی که ممکن است عناوین مشاغل زیادی در شرکت معماری وجود داشته باشد، هدف اولیه نمودار عوامل پروژه، تعریف سلسله‌مراتب تیم معماران، اینکه چه کسی مسئول انجام کدام وظایف است، و نشان دادن روابط اولیه بین اعضای تیم پروژه است.

معمولاً یک یا چند رهبر در پروژه  ،بدون توجه به مقیاس آن، وجود خواهند داشت. در یک پروژه بزرگ، ممکن است چندین رهبر در تیم مدیریت معرفی شوند. برای یک شرکت کوچک و یک پروژه کوچک، نمودار عوامل پروژه معماری می‌تواند تنها شامل مدیر کل شرکت باشد.

ماتریس هماهنگی پروژه

تعیین مسوولیت این که چه کسی در پروژه مسوولیت انجام چه کاری را دارد، از طریق تعیین و تعریف خروجی‌ها انجام می‌شود. زمانی که یک پروژه نیازمند مشاوران است، داشتن درک صریح از آنچه که هر کدام از مشاورها انجام خواهد داد، مهم است. برای مثال، این کافی نیست که فقط بدانیم مهندس مکانیک، کار مهندسی مکانیک را برعهده دارد. باید بدانیم “مهندس الکترونیک در ارتباط با طراح منظر، طراحی مسیرهای انتقال برق را برای روشنایی محوطه انجام می دهد” یا “مهندس مکانیک در همکاری با مهندس آکوستیک کار انتخاب تجهیزات را بر عهده دارد”. استفاده از ماتریس مسوولیت پروژه، روش مناسبی برای مشخص کردن روابط میان وظایف هر کدام از عوامل انجام کار در پروژه در شرکت معماری است.

برنامه زمانی مقدماتی

بیشتر طرح‌های پیشنهادی (RFPs) به مهندس معماری که مسئول تهیه برنامه زمانی پروژه است، ارائه می‌شود. این به این معنا است که در برنامه کار باید برنامه مقدماتی زمانی پروژه به وضوح و با دقت مناسب توصیف شود. چه، هدف تکمیل یک پروژه تجاری کوچک تا زمان فصل خرید و یا گشایش یک مرکز ورزشی برای افتتاح یک بازی خانگی باشد, اهداف کارفرما برای پروژه، اغلب نقاط عطف اصلی را در زمانبندی مشخص می‌کند. در این حالت, معمار باید توانایی تیم برای انجام کار درون زمان های مهم مورد تاکید کارفرما را مشخص کند. برنامه زمانی مقدماتی،‌ یکی از مهم‌ترین معیارهای ارزیابی نیازهای مربوط به تعداد و نوع کارکنان دخیل در هر پروژه است.

دفترچه راهنمای پروژه

یک دفترچه راهنمای پروژه با فهرستهایی از تمامی عوامل تاثیرگذار و پرسنل کلیدی، باید در برنامه کار گنجانده شود. دفترچه راهنما می‌تواند در قالب فرمت معمول شرکت معماری ارائه شود، یا می‌تواند پرینتی از یک برنامه مدیریت در نرم افزار مایکروسافت آوت لوک باشد. همچنین، می توان تصویرهای مرتب شده کارت‌های تجاری را در دفترچه راهنما استفاده کرد.

برنامه بودجه و سود پروژه

گاهی مدیر پروژه، وظیفه اختصاص دادن  هزینه انجام هر کدام از وظایف مورد نیاز پروژه را برعهده دارد تا بتواند بر آن مبنا به برآورد و برنامه‌ریزی برای منفعت شرکت کمک کند. اغلب نسخه ای از این کار تحت عنوان بودجه هزینه کار یا بودجه پروژه، در برنامه کار گنجانده می‌شود.

الزامات مقرراتی

اطلاعات مربوط به قوانین اولیه ساختمانی و کدهای محلی که در پروژه اعمال می‌شوند، بخش بسیار مهمی از برنامه کار هستند. این اطلاعات می‌تواند یک لیست ساده از کدها و احکام اجرایی باشد تا یک گزارش از قوانین ساختمانی کامل باشد که توسط معمار تهیه شده است. در نظر گرفتن این اطلاعات در برنامه کار، می تواند به این سوال تکرار شونده اعضا تیم پروژه که “در این پروژه از چه کدها وقوانینی باید استفاده کنیم؟ ” پاسخ دهد.

این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA

پروژه های گروه معماری کارند

مجموعه همراه شهر