برنامه ریزی جلسات در شرکت معماری-بخش چهارم

هدف اصلی برنامه ریزی مدیریتی جلسات در شرکت معماری این است که مطمئن شویم که افرادی که اطلاعات آنها برای جلسه ضروری است در جلسه حضور پیدا کنند و نه بقیه افراد تا روند انجام طراحی معماری به خوبی انجام شود. تصمیم‌ها را نمی‌توان بدون حضور افراد مرتبط و مهم اتخاذ کرد. همچنین، اگر کسانی که تصمیم گیر اصلی نیستند درباره مسائل بحث و گفت و گو کنند، نمی توان به راحتی به تصمیم نهایی رسید.

اکثر پروژه‌ها شامل یک سلسله‌مراتب در مجموعه کارفرما، تیم طراحی، و پیمان‌کار و پیمان کار جز هستند. نیازی نیست که همه دست اندرکاران پروژه در همه جلسات شرکت کنند تا طراحی معماری را تصویب کنند. در پروژه های بزرگ و کوچک، زمانی جلسات به خوبی ادامه می‌یابند و از زمان استفاده بهتری می شود که جلسات زیر به صورت جداگانه برگزار شود: جلسات اجرایی، جلسات طراحی پروژه، جلسات عمومی پروژه، جلسات هماهنگی و جلسات کاری ضروری

جلسات اجرایی

تصمیمات مهم و سازنده در بالاترین سطح در مجموعه کارفرما اتخاذ می‌شوند. اینکه کارفرما یک شرکت بزرگ باشد و یا یک زوج خواستار خانه شخصی ، جلسات مهمی باید تشکیل شود که در طی آن تصمیمات کلیدی گرفته شوند. این جلسات اغلب زمانی موثر هستند که تعداد کمی از شرکت کنندگان در این جلسات حضور داشته باشند. ملاقات اولیه با کارفرما و دیگر رهبران مهم پروژه باعث می شود که بفهمیم چه کسی تصمیمات مهمی در باره مسایل زیباشناسی، چشم انداز، هزینه، و برنامه زمانی را خواهند گرفت. جلسات اجرایی را باید جداگانه از جلسات دیگر برنامه‌ریزی کرد و تنها تصمیم گیرندگان مهم در آنها شرکت کنند.

جلسات طراحی پروژه

زمانی که زیبایی‌شناسی طرح در شرکت معماری ارائه و مورد بحث قرار می گیرد, ممکن است لازم نباشد که همه مدیران فنی در جلسه حاضر باشند. به عنوان مثال, هنگامی که طرح کف سازی لابی مورد بحث قرار می‌گیرند, نظرات مهندس مکانیکی یا الکتریکی تاثیر گذار نیستند. یک روش درست، ارایه اولیه طراحی برای کارفرما و کسب موافقت ضمنی او با جهت طراحی اولیه در یک جلسه جداگانه است – قبل از این که طراحی برای بقیه دست اندرکاران پروژه در یک جلسه عمومی ارائه شود. کارفرماها عموما تمایل دارند که بدون حواس‌پرتی حضور دیگر دست اندرکاران غیر ضروری، در مسایل طراحی درگیر شوند. در پروژه‌های کوچک‌تر، زمانی که مسایل طراحی از مسایل فنی جدا نگه‌داشته می‌شوند, کارفرما بیشتر می تواند در جریان مسایل طراحی قرار گیرد.

جلسات عمومی پروژه

جلسات عمومی، جلساتی هستند که طراحی، چشم انداز، هزینه و زمانبندی تایید شده، برای اغلب یا همه اعضای تیم پروژه ارائه و مورد بررسی قرار می‌گیرد. دستور جلسه باید با دقت آماده شود تا در حالی که همه افراد اطلاعات را دریافت می کنند، زمان جلسه تا حد امکان کوتاه نگه داشته شود. از آنجا که در جلسات عمومی پروژه، گروه‌های بزرگ‌تری مشارکت دارند، حل مشکلات جزیی یا مهم در طول جلسه کار بسیار سختی است. برای استفاده بهینه از وقت، بهترین روش این است که مشخص شود چه کسانی مسئول حل و ارائه جزئیات این مسائل هستند. بحث‌های جانبی برای حل این جزئیات می‌تواند در جلسات هماهنگی دیگر اتفاق بیفتد.

جلسات هماهنگی پروژه

این جلسات در شرکت معماری، جلسات کاری مشاور نیز نامیده می‌شود. این جلسات فرصتی برای بحث و حل مسائل مربوط به سیستم‌های ساخت‌وساز و دیگر جنبه‌های جزیی پروژه را فراهم می آورند.

به عنوان مثال، در این جلسات، معماران و مهندسین مکانیک و برق ممکن است درباره فضای مورد نیاز در سقف کاذب یک ساختمان اداری برای نصب چراغ‌ها، سیستم‌های اسپرینکلر و داکتهای مورد نیاز بحث و گفتگو کنند. معمار و مهندس سازه در مورد ابعاد شبکه ستونگذاری سازه‌ و الزامات مربوط بحث خواهند کرد. بسته به اینکه کارفرما تا چه حد می تواند مباحث طولانی و مفصل این جلسات را تحمل کند، می‌تواند انتخاب کند که آیا در چنین نشست‌هایی شرکت کند یا خیر. اگر کارفرما تصمیم بگیرد که در این جلسات شرکت کند، مدیر پروژه باید مراقب باشد که بحث درباره جزئیات به دلیل عدم علاقه و یا صبر کارفرما به تعویق نیفتد.

جلسات کاری ضروری در شرکت معماری

در این‌ جلسات، مسایل بسیار جزیی مربوط به پروژه مطرح می شوند. جزییات پایه‌ای چون نظم دادن و هماهنگی کلیه اجزا ساختمان. به عنوان مثال، معمار و مهندس سازه در این جلسات لبه دقیق سقف بتنی سازه ای و دیواره‌ های آجری را با یکدیگر هماهنگ می کنند، یا معمار و مهندس برق درباره انواع تجهیزات روشنایی و محل دقیق آنها بحث و گفتگو می کنند. این جلسات اغلب زمانی موفق هستند که موضوع جلسه کاملا مشخص باشد و تعداد شرکت کنندگان به حداقل برسد. اغلب، موارد دستور جلسه شامل نقشه ها و مشخصات است.

جلسات توصیف‌شده در بالا در شرکت معماری معمولا فعالیت‌هایی را شامل می‌شوند که باید در طول مراحل طراحی و تهیه نقشه های پروژه‌های ساخت‌وساز مدیریت شوند. در پروژه‌های بزرگ‌تر، برخی از این جلسات ممکن است شامل گروه‌های جداگانه‌ای باشند، و برخی از جلسات ممکن است در زمان‌های جداگانه برگزار شوند. در پروژه‌های کوچک‌تر، همه جلسات ممکن است بخشی از دستور کار یک جلسه باشند. از افرادی که در این جلسات شرکت می‌کنند و مستند کردن این نشست‌ها به آن‌ها محول شده، خواسته می‌شود به ترتیب براساس انتظارات مدیر پروژه در این جلسات مشارکت کنند.

این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA

پروژه های گروه معماری کارند

مجموعه همراه شهر