مستندسازی عمومی در شرکت معماری-بخش ششم

مستندسازی دقیق و منظم رویدادها و تصمیم‌هایی که نقاط عطف محسوب می‌شوند، برای مدیریت موفق طراحی معماری پروژه در شرکت معماری ضروری است. مدیرانی که حداقل یک تاریخچه مختصر از اینکه «چه کسی چه چیزی را به چه کسی گفت» و «چه کسی در مورد چه چیزی چه موقع تصمیم‌گیری کرد» نگه نمی‌دارند، خطر ناتونی در اثبات اینکه چنین رویدادهایی اتفاق افتاده است را تقبّل می‌کنند. روش اعتبارسنجی ای که می‌تواند برای حل هر گونه مجادلات احتمالی آینده مهم باشد

یک مستندسازی خوب چیزی بیش از یک روش دفاعی برای حفاظت از معمار در یک مناقشه است، با این وجود، این امر مبنایی برای ارتباط مؤثر بین اعضای تیم فراهم می‌کند و به همه اعضاء اطلاعاتی در مورد آنچه در گذشته رخ داده است، آنچه در حال حاضر در حال وقوع است و انتظارات برای آنچه در آینده اتفاق خواهد افتاد، می‌دهد.

اصول پایه مکاتبه در شرکت معماری

هیچ راهنمایی در صنعت ساختمان و طراحی معماری برای معماران وجود ندارد تا با توجه به آن، روش‌های در حال توسعه را در مکاتبات و دیگر سیستم‌های مستندسازی پایه پیگیری کنند. با این حال اصول پایه‌ای وجود دارد که باید رعایت شود. به عنوان مثال: همه مکاتبات، ایمیل‌ها، نامه‌ها، یادداشت‌ها و ارسالات، همچنین طرح‌ها و اسکیس‌ها بایستی دارای تاریخ و شناسنامه پروژه باشند. مکاتباتی که نمی‌توان آن‌ها را به پروژه خاص یا زمان خاصی نسبت داد، عملا بی‌فایده خواهند بود.

یادداشتها در شرکت معماری

بهتر است یک یادداشت برای فهم جزئیات وظایفی که توسط یکی از اعضای گروه پذیرفته شده است، مورد استفاده قرار گیرد. این یادداشت همراه با توصیف مختصرتری که ممکن است در یک گزارش جلسه ارایه شود، جزئیات لازم برای وظایفی که هر یک از اعضای تیم برای پیشبرد طراحی معماری پروژه به طور منظم و در جهت تعیین‌شده نیاز دارند را فراهم می‌کند.

در شرکت معماری امروزی، ایمیل اغلب می‌تواند همان عملکرد یادداشت را داشته باشد. اگر ایمیل بستر ترجیحی برای ارسال یک یادداشت باشد، باید دقت شود که شناسه پروژه (نام یا شماره) درج شود. تاریخ مکاتبات نیز به واسطه نوع بستر انتخابی (ایمیل) مشخص خواهد شد.

لیست اقدامات در شرکت معماری

لیست اقدامات برای پیگیری مسائل ثبت شده در صورت‌جلسه و یادداشت‌های جلسه استفاده می‌شود. اگر از شیوه‌ی اقدام-موردی برای نگارش گزارش جلسه استفاده شود، ایجاد یک لیست جداگانه شاید غیرضروری باشد، اگرچه برخی از مشتریان «شیوه دیدن مسائل در یک نگاه کلی» را ترجیح می‌دهند که در واقع یک لیست اقدامات، شامل موارد یا مسائل، و توضیحات مختصری در مورد آن‌هاست که به وسیله اعداد غیرتکراری از هم تفکیک شده‌اند.

خود لیست ممکن است شماره‌گذاری شده یا به وسیله تاریخ به شکلی موثری، قابل پیگیری باشد. ارجاع هر مورد به جلسه، یادداشت یا دیگر رویدادی که آن مسئله در آن مطرح شده اهمیت دارد. موارد ممکن است به یک شرکت یا فرد نسبت داده شوند و تا زمانی که کاملا برطرف نشده‌اند از لیست حذف نخواهند شد.

مستندسازی مکالمه‌ها در شرکت معماری

مکالمه‌ها در طول جلسات زمانی رخ می‌دهند که دیگران حضور دارند. همچنین مکالمه‌ها از طریق تلفن یا هنگام ملاقات‌های اتفاقی یا در جلسات شخصی رخ می‌دهند. احتمالا نیازی نیست که مدیر پروژه هر مکالمه‌ای را که در طول پروژه اتفاق می‌افتد ثبت کند، با این‌حال لازم است مکالمه‌هایی که به طور معناداری بر طراحی معماری پروژه تأثیرگذار هستند، مستند شوند. مهم است که سوابق افرادی که تصمیمات و جهت‌گیری را تعیین کرده‌اند و همچنین زمان و مکان انجام این اقدامات ثبت شود.

مکالمه‌های مهمی که خارج از جلسات پروژه به طور منظم انجام می‌شوند، می‌تواند به روش‌های مختلف ضبط شود. برخی از شرکت‌ها برای این کار از یک دستگاه ضبط مکالمه یا یادداشت تلفنی استفاده می‌کنند. کپی این اسناد را می توان به صورت تایپی یا دست‌نویس به شخصی که مکالمه با او صورت گرفته، و یا در صورت لزوم به کل تیم پروژه داد. مدارک مربوط به تصمیم‌گیری در مورد تصویب طرح کلی ارایه شده یا تمدید برنامه زمانی اسناد ساخت، ممکن است برای کل تیم ارسال شود، در‌حالی‌که کپی سابقه مذاکره با کارفرما در خصوص تأیید درخواست خدمات اضافی ممکن است فقط برای وی ارسال شود

ایمیل 

ایمیل یک ابزار تجاری مفید در مدیریت طراحی معماری است، اما دارای دو بعد مثبت و منفی است. جنبه مثبت ایمیل سریع بودن آن است. نیازی به تعامل مستقیم با شخص ندارد و می‌تواند در هر زمان، بدون نیاز به یک برنامه مشخص، آماده شود.

ما در کنار این موارد، ایمیل جنبه منفی نیز دارد. یک مدیر پروژه توانمند باید توجه داشته باشد که هر چه بیشتر ایمیل ارسال کند، ارتباط شخصی رو در رو کمتر صورت می‌گیرد. هر کسی ممکن است یک ایمیل به ظاهر بی‌ادبانه دریافت کرده باشد که تنها پس از یک تماس تلفنی یا گفتگوی شخصی، به آسانی متوجه برداشت اشتباه خود شود. به همین دلیل، برای موضوع‌های چالش‌بر‌انگیز یا پیچیده که نیازمند بحث عمیق هستند، مدیران پروژه بایستی از مکاتبه با ایمیل خودداری کرده و از مکالمه تلفنی استفاده کنند.

دفتر شخصی

یک ابزار ارزشمند برای مدیر پروژه، دفتر شخصی است. یک دفتر شخصی همیشه همراه مدیر است و فرصتی عالی ای را برای ترکیب آخرین مستندات با برنامه روزانه فراهم می‌کند. جلسات، مکالمه‌ها و یادداشت‌های گاه‌به‌گاه، طرح‌ها و ابزارهای تجاری مانند کارت‌های ویزیت، همگی می‌توانند مستند شده و در این دفتر قرار بگیرند.

همان‌طور که شرکت‌کنندگان در پروژه به دیدن مدیر پروژه با این دفتر عادت می‌کنند و به آن به عنوان سندی از پروژه نگاه می‌کنند، مدیر پروژه نیز به این دفتر به عنوان منبع اصلی برای تصمیمات گرفته شده، دستورالعمل‌های داده شده و دیگر تجربیات پروژه وابسته می‌شود. برای ساخت چنین دفتری، مدیر پروژه بایستی تصمیم بگیرد که آیا برای همه‌ی پروژه‌های در حال انجام یک دفتر تهیه کند یا اینکه برای هر پروژه یک دفتر جداگانه داشته باشد.

مدیریت اطلاعات

مدیریت و هدایت جریان اطلاعات پروژه و ذخیره این اطلاعات به صورت منظم شاید مهمترین مسئولیت مدیر پروژه در شرکت معماری باشد. البته همه اطلاعات پروژه به صورت داخلی ایجاد نمی‌شود. اطلاعاتی که از منابع خارجی مانند مالک، مشاوران یا پیمانکاران دریافت می‌شود، باید پردازش شود. پردازش شامل ذکر تاریخ دریافت مطالب، تعیین اینکه چه کسی به نسخه‌های کپی نیاز دارد و تصمیم‌گیری در مورد نحوه نگهداری و ثبت اطلاعات است.

انتشار اطلاعات

مدیریت خوب پروژه شامل تصمیم‌گیری‌های روزانه در مورد اینکه چه کسی در تیم پروژه باید چه چیزی را ببیند، است. برخی از تصمیمات ، مانند ارسال نقشه شاپ لوله‌کشی به مهندس تأسیسات مکانیکی، از پیش تعیین شده است، اما برخی دیگر نیاز به قضاوت مستدل دارند.

در حالی که همیشه این امکان برای مدیر پروژه وجود ندارد که هر سند یا فایل دریافتی پروژه را بررسی کند، اما باید بداند که چه کسی مسئول بررسی چه اسنادی است و چه زمانی باید این بررسی را انجام دهد. مدیر پروژه یا خود باید تصمیم بگیرد که چه کسی چه چیزی را دریافت کند یا پروتکلی را برای دیگران تعیین کند تا این تصمیم را بگیرند. اگر شرکت معماری، یک دفتر دریافت‌کننده مرکزی نداشته باشد، جایی‌که نامه در آن دریافت شده و مهر شود، مدیر پروژه باید تصمیم بگیرد که چه کسی در تیم پروژه، نامه‌ها را دریافت کند و چگونه آن‌ها را تاریخ‌گذاری و توزیع کند.

سیستم بایگانی پروژه

سیستم بایگانی پروژه باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر و جامع باشد تا بتواند انواع مختلفی از اطلاعات پروژه را در خود جای دهد. این اطلاعات شامل نامه‌ها، یادداشت‌ها، ایمیل‌ها، اسکیس‌ها، طرح‌ها و مشخصات پروژه، نقشه‌های نهایی شده و شاپ، گزارش‌ ارزیابی‌ها و نظرسنجی‌هاست.

برخی از این موارد به صورت فیزیکی ثبت می‌شوند و برخی احتمالاً فقط به صورت الکترونیکی وجود خواهند داشت، در‌حالی‌که دیگر اطلاعات شامل نقشه‌های ترسیم‌شده، ضمایم پروژه در سایزهای بزرگ و نمونه‌های فیزیکی هستند.

اطلاعات، صرف نظر از نوع آن، باید به صورت منظم حفظ شوند تا بتوانند به راحتی قابل جستجو و بازیابی باشند. برخی از مدیران و شرکت‌ها، از اهمیت حیاتی سیستم بایگانی پروژه غافل هستند و عمدتا از روش «خواندن و جمع‌آوری» استفاده می‌کنند که این امر منجر به جمع‌آوری اطلاعات نامرتب، هر چند احتمالا به نظر برسد که دارای ترتیب زمانی هستند، می‌شود.

هنگام تلاش برای یافتن اطلاعات ثبت شده، قابلیت پیش‌بینی ضروری است. این امر برای تیم پروژه در شرکت معماری و سایر افرادی که ممکن است نیاز به دسترسی و استفاده از فایل‌های پروژه را داشته باشند، بسیار اهمیت دارد.

برای سهولت یافتن اطلاعات، اکثر شرکت‌ها – بزرگ و کوچک – یک ساختار بایگانی استاندارد ایجاد می‌کنند. از آنجا که پرونده‌های کاغذی به طور فزاینده‌ای در حال جایگزینی با پرونده‌های الکترونیکی هستند، ساختار فهرست پرونده‌های الکترونیکی باید به ساختار فهرست پرونده‌های کاغذی نزدیک باشد.

این بدان معناست که اطلاعات چه در قفسه‌های کتابخانه و چه در رایانه‌ی رومیزی در یک محدوده مشخص بایگانی شده باشند. با به وجود آمدن نیازهای خاص در پروژه، می‌توان پرونده‌های اضافه ایجاد کرد. به عنوان مثال، اگر موضوع پروژه یک تئاتر باشد، احتمالاً یک فایل مشاوره آکوستیک وجود خواهد داشت.

شرکت‌های معماری پروژه‌های کوچک ممکن است به دسته‌بندی اطلاعات کمتری نیاز داشته باشد، در حالی که شرکت‌هایی با پروژه‌های بزرگ‌تر یا پیچید‌ه‌تر ممکن است سیستم گسترده‌تری نسبت به آنچه توصیف شد، داشته باشند.

این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA

پروژه های گروه معماری کارند

پارک هفتم تیر یزد