تسهیل روند انجام پروژه در شرکت معماری-بخش سوم
نقش مدیریت پروژه در شرکت معماری تغییر یافته است، به این معنا که این نقش زمانی به عنوان “کنترل” پروژه تعریف می شد، در حالی که امروز بیشتر این نقش، “تسهیل” روند انجام پروژه معنا می شود. انجام خدمات طراحی را می توان از طریق اقدامات مختلفی تسهیل نمود. اقداماتی نظیر برقراری موثر ارتباطات ، گسترش روابط کاری مناسب با کارفرما، پیمان‌کار، و مشاوران دخیل در پروژه، کمک به گروه هایی که تصمیمات آنها برای پیش برد خدمات طراحی ضروری است و توسعه و استفاده از مدارک مرتبط و ضروری.
گزینش کارکنان دخیل در پروژه در شرکت معماری
زمانی که مدیران پروژه و جایگاه کارکنان مشخص شد، مدیر پروژه، نمودار سازمانی پروژه و وظایف مورد نیاز را بازبینی می‌کند. این کار او مشخص می کند که آیا کارکنان تعیین شده، مهارت و تجربه لازم، برای کاری که قرار است انجام دهند، را دارند یا خیر. عموما تجربه کارکنان به ندرت با وظایف مرتبط با پروژه تطبیق داده می‌شود. بنابراین وظیفه مدیر پروژه، تطبیق استعدادهای هر فرد در ارتباط با کاری است که به او اختصاص‌داده شده‌است . با این کار او می تواند از این استعداد ها به نحو احسن در شرکت معماری بهره ببرد.
مدیران پروژه اغلب با مشکل تعادل میان کارکنان مورد نیاز برای انجام کار و کارکنانی که بودجه پروژه می تواند تامین کند، مواجه هستند. در این حالت، تهدیدی که هم شرکت معماری و هم مدیر پروژه با آن روبرو هستند، وسوسه قربانی کردن کیفیت طراحی معماری برای کسب منفعت است. مدیران شرکت باید این پرسش را همواره مد نظر قرار دهند و به موضعی دست یابند که در فرهنگ شرکت گنجانده شود تا بار تصمیم گیری در این مورد از دوش مدیر پروژه برداشته شود. مدیر پروژه باید قادر باشد بر کیفیت خدمات ارایه شده به کارفرما تمرکز داشته باشد و این کیفیت را فدای چیز دیگری نکند.
مدیریت تیم پروژه در شرکت معماری
مدیریت تیم پروژه، مسئولیت دشواری است. با این حال، می توان الزامات این کار را در قالب چند ایده اصلی خلاصه کرد. اولین ایده، فهم آن چیزی است که اعضای گروه قرار است انجام دهند. دومی مستلزم فهم این است که چه کسی در گروه مهارت لازم برای انجام چه کارهایی را دارد و در کجا نیاز به اضافه کردن نیروهای جدید وجود دارد. سوم، ترویج یک محیط مبتنی بر ارتباط است که در آن همه طرفین از آنچه که از آنها انتظار می‌رود و زمانی که قرار است وظایف خود را به انجام برسانند، مطلع می‌شوند. ابزارها و تکنیک‌های کلیدی انجام این کار شامل برنامه کار، مدیریت موثر جلسات مربوط به پروژه، و مستند کردن کامل تصمیمات و اقدامات کلیدی پروژه هستند.
روابط با کارفرما در شرکت معماری
در حالتی که انتظارات کارفرما با خدمات مورد نظر معمار هماهنگ نباشد، یا باید خدمات طراحی معماری اصلاح شود و یا انتظارات کارفرما تغییر کند. داشتن اطمینان از توانایی‌های متقابل و انسجام، در زمانی که تناقضات رخ می‌دهند، تصمیم گیری را تسهیل خواهند کرد. بی طرفی و صداقت همواره برای پیش برد رابطه مفید هستند. رابطه ای که در آن اخبار و رویدادها می‌تواند با رویکردی خنثی و بی‌طرفانه ارایه شود.
تصمیم گیری
این باور عمومی وجود دارد که معمار در مواقع معدودی باید تصمیم گیری کند. در واقع، کاری که معمار معمولاً انجام می دهد توصیه به کارفرما است تا بر چه مبنایی تصمیم سازی کند. به عنوان مثال، معمار درباره زمان تحویل موارد مهم و در نهایت تحویل نهایی تصمیم‌گیری می‌کند، اما معمولاً این تصمیمات به شدت تحت تاثیر موارد تحویلی از کارفرما و پیمان‌کار قرار دارد. معمار که به دنبال عملکرد به موقع مالک و پیمان‌کار است، با بحث و گفتگو با آنها در مورد شرایطی تصمیم گیری می کند که منطقا تحت تاثیر اسناد مرتبط به ساخت‌وساز است. محدوده کامل اختیارات و مسئولیت‌های تصمیم‌گیری معمار عموماً در توافق‌های مالک-معمار و در شرایط عمومی قرارداد ساخت مشخص می‌شود.
تصمیم گیری در باره تغییرات چشم انداز، کیفیت، یا زمان به جز در شرایط خاصی که ممکن است در قرارداد مشخص شده باشد، بر عهده معمار نیست. با این حال, اگرچه مدیران پروژه نمی‌توانند برای کارفرما تصمیم بگیرند، اما می‌توانند با ارائه پشتیبانی و برخی توضیحات برای او، روند تصمیمات لازم را تسهیل کنند. برای مثال, مدیر پروژه ممکن است یک خلاصه عملکردی از مزایا و معایبی که کارفرما می تواند در تصمیم‌گیری در نظر بگیرد، تهیه کند. یا مدیر پروژه ممکن است درباره مصالح جایگزین و قیمت آنها تحقیق کرده، آنها را به عنوان گزینه‌های مختلف در اختیار کارفرما برای انتخاب قرار دهد. این خدمات پشتیبانی از جانب معمار، کار کارفرما را آسان‌تر می‌کند و درنهایت کار معمار را نیز راحت تر می سازد.
مدیریت جلسات پروژه
مدیران پروژه موفق باید یاد بگیرند که چگونه جلسات پروژه را هماهنگ و مدیریت کنند. تمام مدیران پروژه در اداره جلسات با مشکلاتی چون نا امیدی ناشی از مختل شدن جلسه، عدم آمادگی برخی از افراد برای مشارکت ، یا افراد مزاحم یا عصبانی مواجه هستند.
برای آنکه مدیر پروژه بتواند موثرتر جلسات را اداره کند، باید با دیدی تحلیلی به مدیریت نشست‌ها توجه نمود. اولین قدم، مشخص کردن موانعی است که موجب عدم موفقیت یک جلسه می شوند، این موانع شامل موارد زیر هستند:
- تعداد زیادی افراد شرکت‌کننده در جلسه
- شرکت کننده های مختل کننده جلسه
- افرادی که به جلسه توجه نمی‌کنند
- افرادی که برای جلسه آماده نیستند
- گفت و گوهای فرعی و نامرتبط
- گوشی های موبایل یا دیگر وسایل مختل کننده
این وظیفه مدیر جلسه است تا راهی برای حل این موانع پیدا کند، حتی اگر به معنی آوردن چکش یا زنگ به جلسه باشد. در واقع جلسه نباید به حدی خارج از کنترل باشد که شما مجبور شوید برای جلب توجه بقیه صدای خود را بالا ببرید.
برنامه زمانی جلسات
مسلماً برای هر پروژه به خصوص برای پروژه‌های با بیش از سه یا چهار شرکت‌کننده باید جلسات منظمی برگزار شود. توصیه می شود یک روال معمول در یک روز مشخص هفته در یک زمان مشخص برای این جلسات در نظر گرفته شود. به طور کلی افراد با روال های معمول و منظم بهتر خود را تطبیق می دهند. برای پروژه‌های کوچک‌تر، اگر دستور جلسه کوتاه باشد، جلسات را می توان از طریق ویدیو کال برگزار کرد تا در زمان و هزینه صرفه جویی نمود. به یاد داشته باشید که هیچ گاه این جلسات را از دست ندهید چرا که از دست دادن این نشست‌ها باعث از بین رفتن ارتباطات با دیگر اعضای گروه می شود و این از دست دادن ارتباط، ریشه اکثر مشکلات در پروژه‌های معماری است.
این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA
پروژه های گروه معماری کارند
