تعیین انتظارات در شرکت معماری-بخش هفتم
یک راه مؤثر برای برآوردن انتظارات کارفرما در شرکت معماری ، کمک به تنظیم آنها است. این امر اغلب از طریق گفتگوی صریح درباره مسائل دشوار احتمالی در طراحی معماری، قبل از تبدیل آنها به مشکل، انجام می‌شود.
مواجهه مستقیم با مسائل دشوار در شرکت معماری
معماران همیشه در مورد خدماتی که در شرکت معماری ارایه می‌دهند با کارفرمایان صحبت نمی‌کنند. آنها غالباً سعی می‌کنند مسائل دشوار در کار را اجتناب‌ناپذیر تلقی کنند. به عنوان مثال، اگرچه غفلت‌ها و اشتباهات بخشی عادی از زندگی حرفه ای هستند، اما بسیاری از معماران از طرح این موضوع اجتناب می‌کنند.
با این حال، بهتر است مسائل دشوار مرتبط با انتظارات پروژه برای طراحی معماری بهتر به طور مستقیم با کارفرما و سایر اعضای پروژه مورد بحث قرار گیرد. لازم است مشخص شود که هر یک از اعضاء معتقد است چه چیزی درست بوده و جدا از آن واقعیت چه چیزی است. با درک هر گونه برداشت متفاوت، موضوعات می‌تواند به نفع مشتری و پروژه، هر دو مورد بحث قرار گیرد. اگر این مکالمات و بحث‌ها صورت نگیرد، ایجاد اختلافات در آینده اجتناب‌ناپذیر خواهد بود.
تبيين پيامدها در شرکت معماری
بحث در مورد پیامدهای احتمالی یک تصمیم یا تغییر، مهم است. ممکن است کارفرمایان همیشه مایل نباشند آنچه مدیر پروژه می‌گوید را باور کنند و در واقع ممکن است مخالف آن باشند. با این وجود، آنها معمولاً می‌خواهند نظر مدیر پروژه را بشنوند، زیرا بخشی از خدمات مورد انتظار آنان است.
به عنوان مثال، اگر کارفرما تصمیم بگیرد که ضد آب بودن دیوارهای زیرزمین را حذف کند، مخالفت ساده‌ی معمار با این تصمیم کافی نیست. مدیر پروژه باید از این امر فراتر رفته و توضیح دهد که این تصمیم می‌تواند منجر به نشت آب به زیرزمین، آسیب رساندن به تجهیزات و هزینه‌های سنگین تعمیرات شود.
در حالی که چنین پیامدهایی ممکن است برای یک مدیر پروژه باتجربه واضح به نظر برسد، اما ممکن است برای مالک چندان مشخص نباشد. سایر تصمیمات کارفرما ممکن است پیامدهای آشکار کمتری داشته باشد. به عنوان مثال، تصمیم به صرفه‌جویی در هزینه سیستم ساختمان ممکن است هزینه‌های نگهداری را افزایش دهد. مدیر پروژه باید این مسئله را به زبان ساده به کارفرما بگوید. تا زمانی که پیامدهای بالقوه توصیف شده، نشان‌دهنده درک مدیر پروژه از حقیقت باشد، جایگاه او محکم بوده و حفظ می‌شود.
فراتر از یکسری وظایف در شرکت معماری
مدیریت پروژه برای هر معمار یا شرکت معماری متعهد به ارایه خدمات عالی به کارفرما، ضروری است. در حالی که توصیف ماهیت گسترده مدیریت پروژه می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
وظایف اصلی آن شامل تعیین این موارد است: چه کسی، چه زمانی و چگونگی انجام کار؛ هدایت و راهبری کسانی که کار را انجام می‌دهند؛ مقایسه روند پیشرفت پروژه با برنامه تعیین‌شده؛ اتخاذ اقدامات برای تنظیم دوره، در صورت نیاز به انحراف از برنامه؛ و همچنین ارزیابی و بحث در خصوص کیفیت انجام کار.
با این وجود مدیریت پروژه چیزی فراتر از یک سری وظایف است. مدیر پروژه تجسم حرفه ای بودن، پاسخگویی و صداقت است. در راستای این کیفت‌های دقیق و ریزبینانه و در عین حال ناواضح، مدیریت پروژه را می‌توان به عنوان نگرش و راهی برای انجام کار در نظر گرفت. با توجه به این دلایل عنوان شده، یک معمار خوب یا متخصص حرفه‌ای طراحی در طول دوره حرفه‌ای خود در حال یادگیری مدیریت پروژه خواهد بود.
بحث خلاق در شرکت معماری
یک تکنیک ارتباطی در شرکت معماری که می‌تواند برای مدیر پروژه مفید باشد، همان چیزی است که به آن بحث خلاق می‌گویند، فرآیندی که در آن افراد درگیر مناظره یا حتی بحث می‌شوند و باعث می‌شود که بتوانند همواره مسائل مهم طراحی معماری را به خاطر داشته باشند.
یک مدیر پروژه توانمند می‌تواند بدون نشان دادن مخالفت آشکار خود، مناظره در مورد موضوعی را در جهت دستیابی به اجماع هدایت کند. به عنوان مثال، اگر کارفرما برای پیشبرد یک برنامه زمانی فشرده در پروژه فشار می آورد، مدیر پروژه می‌تواند با توصیف پیامدهای واقع‌بینانه سرعت بخشیدن به کار، تمرکز را از توانایی معمار برای انجام سریعتر کار دور کند. این مسئله را می‌توان به چنین شکلی بیان کرد: “دو گزینه برای ادامه کار وجود دارد: 1. تلاش برای اجرای برنامه زمانی فشرده، با پذیرفتن این که همه ما ممکن است اشتباهات بیشتری انجام دهیم، زیرا سعی می کنیم سریعتر کار کنیم و همچنین تأیید رابطه بین هزینه اشتباهات و درخواست شما برای سرعت بخشیدن به پروژه. و 2.حفظ برنامه فعلی” . کارفرما احتمالاً از ایده‌ی قبول مسئولیت هزینه‌های اشتباهات ناشی از شتابزدگی در فرآیند کار خوشش نمی‌آید. گزینه‌های جایگزینی که مدیر پروژه ارایه می‌دهد، باید بیانگر حقایق قابل درکی باشد که او را در جایگاه خود حفظ کند. کارفرما احتمالاً پس از بحث در مورد چنین موضوعی، مکالمه را فراموش نخواهد کرد. با این حال در همه موارد، عقیده معمار باید در هنگام درخواست تغییر و نه پس از اتمام آن، با کارفرما در میان گذاشته شود. حتی اگر عقیده معمار زیر پا گذاشته شود، این دغدغه‌های مطرح شده در ذهن کارفرما حک می‌شود و کارفرما آنها را به خاطر خواهد داشت.
این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA
پروژه های گروه معماری کارند
