تأثیر انتظارات کارفرمایان در شرکت معماری-بخش هشتم

یکی از عناصر مهم موفقیت پروژه در شرکت معماری درک و برآوردن انتظارات کارفرما در طراحی معماری است. اساس تجربه کارفرما، انتظار او از نحوه عملکرد معمار است. مدیر پروژه‌ای که انتظارات کارفرما را درک می‌کند، شانس بیشتری برای هدایت موفقیت‌آمیز تیم پروژه در راستای برآورده کردن اهداف طراحی معماری و انتظارات کارفرما دارد.

اگر انتظارات کارفرما به طور غیر منطقی زیاد باشد، ممکن است معمار نتواند آنها را برآورده کند، حتی اگر این انتظارات کاملاً توسط معمار درک شده باشند. در چنین مواردی ، معمار ممکن است نیاز داشته باشد به کارفرما کمک کند تا توانایی‌های شرکت را بفهمد و بدین شکل انتظارات مناسب‌تر و منطقی‌تری از آن داشته باشد.

اولین قدم برای برآوردن انتظارات کارفرما، بحث در مورد خدمات مورد ارایه است. برنامه کاری می‌تواند ابزار موثری برای انجام این کار باشد. اختلافات میان خدماتی که کارفرما انتظار دارد و خدماتی که معمار قصد ارایه آن را دارد باید در اسرع وقت برطرف شود. نادیده گرفتن چنین تفاوت‌هایی به امید اینکه در آینده مجادله‌ای پیش نمی‌آید، کوته بینانه است.

پیگیری خدمات مورد نیاز در شرکت معماری

بهترین تلاش‌های مدیر پروژه در صورتی که او پیشرفت طراحی معماری پروژه را با توجه به اهداف کلان و خرد پروژه، مسئولیت‌های تعیین شده در قرارداد مالک و معمار، و استانداردهای دقت بازبینی نکند، مؤثر نخواهد بود. خدمات پروژه بر اساس قرارداد معمار با مالک و همچنین آنچه در استانداردهای دقت برای چنین خدماتی انتظار می‌رود، شکل می‌گیرد.

قرارداد

مدیران پروژه باید یک کپی از قرارداد مالک-معمار را در دفترچه‌ای در میز خود نگه دارند. با مطرح شدن سؤالاتی در مورد خدمات، مدیر پروژه می‌تواند به قرارداد مراجعه کند تا ببیند آیا این مسئله در آن مطرح شده است یا خیر. علاوه‌بر‌این او باید فهرستی از گزارش‌ها یا ملاحظات مربوط به تعهدات قرارداد را تهیه کند، آنها را زمان‌بندی کرده و بر اجرای آنها نظارت داشته باشد. به عنوان مثال، طبق قرارداد ممکن است اطلاع کتبی معمار از برنامه زمانی هر تأخیری در پروژه الزامی نباشد. مدیران پروژه توانمند می‌دانند که رعایت الزامات قرارداد اختیاری نیست. نظارت بر رعایت مفاد قرارداد یک مسئولیت جدی است. به همین دلیل، مدیر پروژه باید یک نسخه از قرارداد را در دسترس داشته و بر مفاد آن کاملا تسلط داشته باشد.

استاندارد دقت (Standard of Care) در شرکت معماری

همه فعالیت‌هایی که معمار در یک پروژه انجام می‌دهد در قرارداد شرح داده نشده است. موارد شرح داده نشده ممکن است به عنوان مثال شامل قضاوت ذهنی در مورد اینکه مجموعه نقشه‌ها چقدر باید کامل باشد یا معمار باید هر چند وقت یک‌بار در هنگام ساخت‌و‌ساز از محل کار بازدید کند، باشد. چنین موضوعاتی به مفهوم “استاندارد دقت” مربوط می‌شود، که می تواند به روش‌های مختلف بیان شود، اما اساساً در این موضوع خلاصه می‌شود که تحت شرایط و اصول مشابه، معمار ملزم به انجام همان کاری است که یک معمار دارای صلاحیت و منطقی در همان محیط و در همان چارچوب زمانی انجام می‌دهد.

نباید در مورد استاندارد دقت، که در دیوان‌های مختص قضاوت کار متخصصان طراحی استفاده می‌شود، ابهام وجود داشته باشد. هر از گاهی مدیر پروژه باید به عقب برگردد و نگاهی درون‌نگرانه به پروژه و خدماتی که مدیریت می‌کند، داشته باشد. اگر نتیجه این بررسی مشخص کند که چیزی از قلم افتاده است یا خدمات به خوبی ارایه و اجرا نمی‌شوند، مدیر پروژه بایستی در راستای اصلاح امور اقداماتی انجام دهد.

بازبینی اهداف کارفرما

معمار در طراحی معماری یک ساختمان سعی می‌کند تا جایی که بتواند بسیاری از اهداف و خواسته‌های کارفرما را برآورده کند. این اهداف به طور کلی بر چشم‌انداز پروژه، هزینه و کیفیت مطلوب آن متمرکز است. بنابراین باید به این نکته توجه داشت که طراحی تا چه اندازه با این اهداف مطابقت دارد.

در این راستا مدیر پروژه باید مقایسه‌های مکرری میان طرح فعلی و اهداف کارفرما انجام دهد تا در صورت وجود شکاف یا تفاوت‌هایی بین طراحی و اهداف کارفرما، اقداماتی را جهت اصلاح وضعیت انجام دهد. این می تواند به معنای بررسی تفاوت‌ها با انتظارات کارفرما برای تعیین اینکه آیا طرح ، بودجه ساخت‌و‌ساز یا سطح کیفیت نیازمند بازبینی است یا خیر، باشد. اقدامات اصلاحی کوچک می‌توانند به سادگی شامل نیاز به تجدید نظر جزئی در طرح‌ها، یا گفتگوهای صادقانه با کارفرما باشند.

برنامه پروژه در شرکت معماری

کارفرمایان برنامه‌هایی را برای پروژه خود تعیین می‌کنند تا عملکرد پروژه، اندازه یا چشم‌انداز پروژه و کیفیت مورد انتظار خود را مشخص کنند. مدیر پروژه باید بر این موضوع که چگونه یک طرح در حال شکل‌گیری، به هر یک از این عناصر برنامه‌ای توجه می‌کند، نظارت داشته باشد. این امر ممکن است شامل تهیه دوره‌ای جدول‌های مساحت برای بررسی اندازه پروژه، یا اخذ نمونه‌ای از مصالح پیشنهادی، برای تأیید مطابقت طرح با اهداف کیفی باشد. علاوه‌بر‌این بررسی برنامه تفصیلی با هدف حصول اطمینان از تطابق طرح با عملکردهای مورد نظر از دیگر موارد مورد توجه است.

اهداف بودجه ساخت و ساز در شرکت معماری

اگرچه بیشتر معماران هزینه ساخت را برآورد نمی‌کنند، اما مدیر پروژه باید رابطه بین چشم‌انداز، کیفیت و هزینه پروژه را درک کند. او بایستی تمام ابعاد پروژه را به خوبی درک کند تا بتواند در صورت برآورد هزینه یا ارایه پیشنهاداتی بیش از بودجه مختص ساخت‌و‌ساز، توصیه‌های مناسب برای اصلاح و تعدیل چشم‌انداز یا کیفیت پروژه ارایه دهد.

تاکنون بهترین رویکرد برای برآوردن انتظارات کارفرما از بودجه ساخت‌و‌ساز، نظارت دقیق بر رابطه بین چشم‌انداز، کیفیت و هزینه در هنگام طراحی است. معماران و کارفرمایان، هر دو معمولا وسوسه می‌شوند که از یک اختلاف احتمالی بین بودجه و هزینه‌های برآورد شده ساختمان بگذرند، به این امید که این اختلاف در مناقصه رقابتی یا رویدادهای بعدی حل شود.

بهترین راه عملی برای حل چنین اختلافاتی -هرچند ممکن است تجربه ناخوشایندی باشد- این است که همراه با کارفرما و قبل از حرکت به مرحله بعدی در روند طراحی، یک یا چند پارامتر کیفیت، زمان و هزینه پروژه بررسی و تعدیل شود. برای آگاهی از این موضوع، لازم است بحث‌های تطبیق بودجه یا مشکلات مربوط به اصلاحات در دستورجلسات مطرح شده و به طور منظم با کارفرما و تیم پروژه مورد بحث قرار گیرند. هر گونه اظهارنظر در خصوص هزینه احتمالی ارایه شده توسط معمار، یا الزامی طبق قرارداد، باید مکرراً مورد بحث قرار گرفته و در نقاط عطف مورد نیاز پروژه ارایه شود.

مشاوران مدیریتی

در بسیاری از پروژه‌ها روش “انجام کار بهتر” (do better work)  شامل یافتن بهترین راهکار برای هماهنگی با کار مشاوران است. معماران و مشاوران در تحویل پروژه با مشکلات مشابهی روبرو هستند، مانند:

• رسیدن به پایان کار در یک زمان تقریبا یکسان، به منظور جلوگیری از اختلال به هنگام انتشار اسناد برای مناقصه یا ساخت‌و‌ساز.
• حصول اطمینان از اینکه همه طرفین قرارداد از نسخه‌های مشابه‌ای به عنوان پلان زمینه استفاده می‌کنند.
• کشف و هماهنگی اختلافات بین کار رشته‌های مختلف (معماری، سازه، تأسیسات و…).
• اختصاص زمان و منابع مناسب از جانب مدیران پروژه برای رویارویی با چنین چالش‌هایی

مدیریت کیفیت در شرکت معماری

برخی از مدیران پروژه معتقدند که مدیریت کیفیت و کنترل کیفیت کم اهمیت بوده و به متخصصین فنی در دفاتر، که ممکن است چندان در جریان پروژه نباشند، مربوط است. هیچ چیز نمی‌تواند از حقیقت مهم‌تر باشد. در مدیریت و کنترل کیفیت در سطح پروژه، کیفیت باید دغدغه روزانه مدیر پروژه باشد. مانند سایر مسئولیت‌های مدیریتی، این امر لزوماً به معنای بررسی جزئی و مداوم کار تیم پروژه نیست، حضور فردی جز مدیر پروژه برای بازبینی نقشه‌ها و سایر مدارک پروژه لازم است، هر چند برخی از مدیران پروژه ممکن است تصمیم بگیرند این کار را انجام دهند. انجام این کار بدین معناست که مدیر پروژه باید از وضعیت کار در هر زمان آگاهی داشته و نظارت و مدیریت کنترل کیفیت را در حین اجرای پروژه انجام دهد.

مسئولیت بررسی اسناد در شرکت معماری

مدیر پروژه باید بررسی اسناد را فرصتی برای کشف اشتباهات و مواردی این چنین، پیش از اینکه در مرحله ساخت مشکل‌ساز شوند در مرحله طراحی معماری در نظر بگیرد. با این حال ، بسیاری از مدیران تمایلی به ارایه انتقادات به هنگام بررسی اسناد و مدارک ندارند، احتمالاً از این که در صورت آشکار شدن نقایص در کارهایی که هدایت می‌کنند، به عنوان مدیران ضعیف تلقی شوند، نگرانند. طنز این تفکر در این است که پیمانکار و پیمانکاران فرعی- از طریق درخواست اطلاعات و تغییر دستورات- مطمئناً به نقص‌هایی پی میبرند که بعدا در نقشه‌های ساخت و دیگر مدارک اجرایی نیز دیده می‌شوند.

مدیر پروژه در صورت امکان باید زمان و منابع را برای بررسی داخلی اسناد ساخت پروژه، قبل از آماده شدن پروژه برای مرحله مناقصه یا مذاکره، برنامه‌ریزی کند. در شرکت‌های کوچک، بررسی ممکن است مستقیماً توسط مدیر پروژه انجام شود. در شرکت‌های بزرگ، مدير ممكن است فردی را برای بررسی مدارک انتخاب كند كه این فرد اغلب رهبر پروژه‌اي ديگر است. تهیه‌کنندگان مدارک پروژه نیز می‌توانند نظرات ارزشمندی ارایه دهند، زیرا به دلیل آشنایی آن‌ها با پروژه، توانایی هماهنگی اصطلاحات بین نقشه‌ها و سایر مدارک مختص پروژه را داشته و می‌توانند بخش‌هایی از نقشه‌ها، که مصالح یا سیستم‌ها در آن‌ها به درستی نشان داده نشده‌اند، شناسایی کنند.

هنگام ارایه نتایج بازبینی، مدیر پروژه همیشه باید حضور داشته باشد. مدیران پروژه گاهی اوقات وسوسه می‌شوند از این جلسات صرف نظر کنند زیرا خسته‌کننده و فنی هستند. با این حال، شناسایی و تصحیح خطاها و حذفیات در کار معمار، یک فرصت به اندازه کافی مهم برای جلب توجه رهبر یا رهبران اصلی پروژه است. علیرغم مزایای آن، بررسی همکاران نباید جایگزینی برای هماهنگی کامل یا مجموعه مرجع ایجاد شده توسط تیم پروژه باشد.

بررسی خارجی اسناد پروژه نیز می‌تواند مفید باشد. مدیر پروژه باید از این گونه بازبینی‌ها استقبال کند، خواه آنها توسط مالکین، پیمانکاران یا پیمانکاران فرعی، آژانس‌های مختص تقاضای مجوزهای ساختمانی، یا معماران و مهندسان متخصص در بررسی طرح و نقشه، ارایه شوند. اکثر بررسی‌های خارجی فرصتی عالی برای مدیر پروژه، جهت بهبود کیفیت نقشه‌ها و مدارک ویژه طرح فراهم می‌کنند.

این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA

پروژه های گروه معماری کارند

پارک هفتم تیر یزد