انتخاب تیم پروژه در شرکت معماری-بخش یازده

انتخاب و بهینه‌سازی تیم‌های پروژه در موفقیت آن در شرکت معماری نقشی حیاتی دارد. در این بخش درباره انتخاب تیم‌ پروژه برای ارایه خدمات طراحی معماری معرفی می‌شود.

انتخاب کارفرما

مهمترین عضو تیم پروژه معمار، کارفرما است. معمار ممکن است این تصور را داشته باشد که این کارفرماست که معمار را انتخاب می‌کند، اما این موضوع که معمار انتخاب می‌کند در کدام پروژه‌ها حضور داشته باشد و در نتیجه با چه کارفرمایانی کار کند، نیز به همان اندازه مهم است. در پاسخ به این سؤال که آیا آن‌ها تا به حال کارفرمایی را رد کرده‌اند یا خیر، تمام معمارانی که برای این مقاله با آن‌ها مصاحبه شده است، پاسخ مشابهی را ارایه دادند: آن‌ها فقط می‌خواستند با کارفرمایانی کار کنند که برای پیشنهادات و طرحشان ارزش قائل هستند.

علاوه‌بر‌این‌، معماران باید احساس می‌کردند که زمان و کارکنان لازم را برای انجام یک کار خوب برای کارفرما خواهند داشت. هر معمار خاطرنشان کرد که در برخی مواقع، معماری دیگری را که بیشتر مناسب اهداف یا برنامه کارفرما باشد، پیشنهاد کرده است. هر دوی شرکت‌های معماری بزرگ و کوچک اعلام کردند که بهترین پروژه‌هایشان اغلب با یک کارفرمای پیشین آغاز می‌شود. هدر تیلور (Heather Taylor) از گروه معماری و مهندسی EYPتخمین زده است که حدود 80 درصد کار آن‌ها، با کارفرمایان تکراری است.

به طور معمول، کارفرمایان خصوصی می‌توانند معمار خود را آزادانه بر اساس تجربه یا توصیه‌های دریافت شده انتخاب کنند و اغلب با یک یا دو معمار ارتباط برقرار می‌کنند. بدین ترتیب این تیم‌های پروژه با این مزیت شروع به کار می‌کنند که کارفرما از قبل به معمار اعتماد کرده و به نظرات او احترام می‌گذارد. کارفرمایان عمومی اغلب باید از یک فرآیند رقابتی‌تر بر اساس شرایط یا هزینه استفاده کنند. هنگامی که معمار و کارفرما قبلاً با هم کار نکرده باشند، در ابتدای پروژه دقت و توجه بیشتری برای بهبود و ارتقاء رابطه‌ی کاری مشترک میان آن‌ها مورد نیاز است.

انتخاب پیمانکار یا مدیر ساخت

در اکثر پروژه‌های عمومی در شرکت معماری ، نه کارفرما و نه معمار کنترل زیادی بر انتخاب سازنده ندارند، زیرا پیمانکار ارایه‌دهنده کمترین قیمت پیشنهادی در مناقصه‌ی برگزار شده توسط کارفرما، به عنوان سازنده پروژه انتخاب می‌شود.

با این حال، در بسیاری از پروژه‌ها، ممکن است معمار برای انتخاب مدیر ساخت با کارفرما همکاری کند، اگرچه این کارفرماست که انتخاب نهایی را انجام می‌دهد. معمار می‌تواند در فرآیند انتخاب پیمانکار با بررسی تجربیات همکاری شخصی خود یا شرکت با پیمانکار، تماس با کارفرمایان پروژه‌های قبلی انجام شده توسط پیمانکار برای بررسی سوابق او، و همچنین ارایه سوالات متفکرانه در مصاحبه، به کارفرما کمک کند. این فرآیند به عنوان بازی یافتن بهترین جفت- تلاش برای یافتن “نقطه مطلوب” (sweet spot) بین کارفرما و پیمانکار یا سازنده‌ای است که مناسب‌ترین گزینه برای آن پروژه و آن کارفرما خاص است.

انتخاب مشاوران زیرمجموعه در طراحی

برخلاف انتخاب کارفرما و پیمانکار یا مدیر ساخت، که تا حد زیادی از کنترل معمار خارج است، معمار معمولاً مشاوران زیرمجموعه طراحی را در شرکت معماری انتخاب می‌کند. کارفرمایان ممکن است گاهی یک مشاور پیشنهادی را رد کنند، یا ممکن است اصرار بر حضور  یک شرکت خاص در پروژه داشته باشند.

اگرچه این امر ممکن است باعث ایجاد یک وضعیت اجباری شود، اما ممکن است به معمار یک همکار جدید عالی معرفی کند. اما در اکثر موارد، معماران در انتخاب مشاوران فرعی خود، مختار هستند. عوامل متعددی بر انتخاب مشاوران تأثیر می‌گذارد. در مصاحبه‌ها، اکثر معماران از روابط کاری خوب قبلی به عنوان مهمترین مورد یاد می‌کردند. اکثر شرکت‌ها تمایل دارند با یک لیست ثابت از مشاوران کار کنند. انتخاب “تیم معمول” منجر به کارآیی داخلی بهتر تیم می‌شود، زیرا این مهندسان یا مشاوران اولویت‌ها و روش معمول کار معمار را بهتر درک می‌کنند. برخی از معماران ممکن است یک مشاور خاص را انتخاب کنند، در صورتی که این مشاور مزیت استراتژیکی در دستیابی به یک پروژه داشته یا دارای تجربه تخصصی لازم برای انجام کار باشد.

طراحی معماری پایدار با کارایی بالا

ممکن است برخی از مشاوران به دلیل تعهدشان به انجام یک کار خوب، به روش همیشگی، برای معمار مورد توجه قرار گیرند. این امر به ویژه هنگامی اهمیت دارد که اعضای تیم در شرکت معماری با هم کار می‌کنند تا یک ساختمان با کارایی بالا و پایدار به لحاظ مصرف انرژی بسازند. بنایی که در عین برآورده کردن نیازهای کارفرما، یک اثر معماری منحصر‌به‌فرد خلق کند. در این ساختمان‌ها، به عنوان مثال، مهندس سازه باید تأثیر طراحی تأسیسات مکانیکی روی سازه را درک کند و مایل باشد در چندین نسخه از طرح مشارکت داشته باشد تا نقطه تعادل مطلوب تعیین شود.

تخصص و خلاقیت در طراحی معماری

گاهی اوقات سطح خلاقیت یک مشاور بسیار مهم است. به عنوان مثال، پروژه ممکن است نیاز به طراحی مبتکرانه‌ای در بخش سازه داشته باشد، بنابراین به مهندس سازه‌ای که می‌تواند معمار را در جلسات همراهی کرده، امکانات را سریع ارزیابی کرده و بر اساس تجربه و محاسبات حدودی و تقریبی، پیشنهادات دقیقی ارایه دهد، امتیاز بیشتری می‌دهند. در یک پروژه ساده‌تر، ممکن است حضور یک شرکت سازه‌ای که طراحی با کیفیت بالا، اما در عین حال استاندارد ارایه می‌دهد، کافی باشد.

مقیاس شرکت مشاوران زیرمجموعه

مقیاس یک شرکت مشاور بسیار مهم است. آیا اندازه شرکت مشاور با اندازه پروژه مناسب است؟ مسئله مقیاس در هر دو حالت مهم است؛ اگر پروژه بزرگ باشد، آیا مشاور فرعی می‌تواند با کارکنان معمول خود تمام نقشه های مورد نیاز را به موقع تهیه کند؟ برعکس، اگر پروژه کوچک باشد، آیا شرکت مشاور توجه مناسبی به آن می‌کند؟ یک پروژه کوچک ممکن است در یک شرکت مشاور بزرگ حذف شود.

ملاحظات هزینه

در انتخاب مشاوران فرعی یا زیرمجموعه، هزینه مشاوره غالباً اولویت دوم است. با این حال، برخی از معماران در شرکت معماری از دو مشاور فرعی واجد شرایط مشابه می‌خواهند که در صورت توصیف مناسب حیطه کاری و چشم‌انداز پروژه، در یک مناقصه شرکت کنند. این فرآیند مناقصه همچنین می‌تواند برای بررسی قیمت یک مشاور زیرمجموعه معمول و قدیمی مفید باشد. گاهی اوقات اگر یک مشاور احساس کند که نیازی به رقابت ندارد، قیمت‌ها شروع به افزایش می‌کند.

گرفتن قیمت از یک مشاور فرعی جدید برای کاری در همان حیطه کاری پروژه، روش مناسبی برای چک کردن قیمت‌هاست. معمار ممکن است هنوز هم همکاری با شرکت مشاور معمول خود را انتخاب کند، حتی اگر قیمت پیشنهادی آن بالاتر باشد، اما با آگاهی از قیمت که یک مشاور دیگر، شاید بتواند با شرکت مشاور فعلی خود در خصوص هزینه‌ها مذاکره کند. هزینه‌های سازه و تأسیسات الکتریکی، مکانیکی و لوله‌کشی اغلب یک درصد معمول از قیمت کلی است. به طور کلی، معمارانی که با آنها مصاحبه شده است احساس می‌کنند که پرداخت مقداری بیش از حد معمول برای هزینه‌های مشاوره فرعی، ارزش دارد، زیرا حضور یک تیم مشاوره‌ای خوب، ریسک را در پروژه کاهش می‌دهد.

سازگاری دیجیتالی

مسئله جدیدی که باید در انتخاب اعضای تیم مورد توجه قرار گیرد میزان سازگاری دیجیتالی بین اعضای تیم است. اگرچه پروتکل‌های CADدو بعدی در حال حاضر در شرکت معماری به طور قابل ملاحظه‌ای استاندارد شده‌اند، اما سازگاری دیجیتالی زمانی مطرح می‌شود که تیم‌ها قصد دارند از شیوه مدل‌سازی سه‌بعدی اطلاعات ساختمان  (BIM: building information modeling)  استفاده کنند.

استفاده از یک نرم‌افزار مشترک توسط اعضای تیم بسیار مهم است. این که نرم افزار Revit Autodesk  باشد،ArchiCAD Graphisoft  یاVectorworks Nemetschek  ، تفاوتی ندارد. استفاده از یک مجموعه نرم‌افزاری واحد، بهره‌وری را افزایش داده و همکاری را ساده می‌کند. همچنین مهم است که از قبل تعیین کنیم که چه کسی در شرکت معماری مسئول مدیریت مدل دیجیتالی است و چگونه تغییرات در مدل اعمال می‌شود. زمان تکمیل کامل مدل باید در ابتدا تعیین شود. اگر از مهندسان خواسته شده که در طول روند طراحی مدل خود را به طور کامل بسازند، باید به این مسئله توجه داشته باشند که ممکن است قبل از تکمیل اسناد ساخت‌و‌ساز چندین مدلسازی انجام دهند، لذا لازم است هزینه‌ای برای این مورد در نظر بگیرند.

مشاوران باید تمایل داشته باشند که نرم افزار مدل‌سازی سه‌بعدی خود را به طور مرتب به‌روز کنند، به ویژه از آنجا که به نظر می‌رسد که شیوه کار در حال حرکت به سوی یک مدل نرم‌افزاری مبتنی بر اشتراک است. افزایش استفاده از محاسبات مبتنی بر سیستم‌های ابری (cloud-based computing) ممکن است این جنبه از مدیریت پروژه را آسان کند. میزان جزئیات و وضوح مدل نیز باید مشخص شود. معماری که یک مدل‌سازی کامل و باجزئیات و اجزای بسیار و با دقت حدود ۰.۵ سانتی‌متر انجام می‌دهد، ممکن است از کار مهندسی که از اجزای عمومی و بدون ابعاد دقیق استفاده می‌کند خوشش نیاید. همانند دیگر جنبه‌های ایجاد یک تیم پروژه، بحث اولیه و شفاف در خصوص الزامات و انتظارات پروژه، امری ضروری در جهت موفقیت آن است.

بررسی دوره ای مشاوران زیرمجموعه

مرور دوره‌ای فهرست وظایف مشاوران زیرمجموعه شرکت معماری برای طراحی معماری درست یک حرکت مفید است. از آنجا که شرکت‌های زیرمشاور در طول زمان تغییر می‌کنند‌، باید از همه مدیران پروژه در مورد تجربیات اخیرشان با هر یک از مشاوران فرعی و مدیران پروژه خاص در آن شرکت‌ها پرسید. در عین حال‌، معمار باید به محیط کاری بیرون نیز توجه داشته باشد تا با بررسی تیم‌های مشخص شده در مستندات پروژه‌های مشابه، توصیه‌های سایر معماران و صحبت با کارفرمایان در مورد تجربه کاری آنها با شرکت‌های مختلف زیرمشارو، بتواند مشاوران جدید بالقوه را شناسایی کند.

مشاوران از راه دور/تیم های مجازی

اگرچه مشهورترین معماران همیشه پروژه‌هایی را در سراسر جهان طراحی کرده‌اند، اخیرا حتی شرکت‌های کوچک با تیم‌هایی در نقاط دیگر از راه دور کار می‌کنند. دلیل اصلی این امر در دسترس بودن فناوری است که به اعضای تیم اجازه می‌دهد در‌حالی‌که در دفتر معماری شخصی خود حضور دارند، به طور مؤثری با یکدیگرکار کنند.

گرفتن پروژه‌ای در یک مکان دور، دلیل اصلی شکل‌گیری تیمی است که از نظر جغرافیایی همگی در یک محل مشخص کار نمی‌کنند. معمار باید انتخاب کند که کدام یک از مشاوران زیرمجموعه بایستی نزدیک به دفتر معمار باشد، کدام باید نزدیک محل پروژه باشد و کدام مشاوران فرعی تخصصی ممکن است در موقعیت‌هایی دور از هر دو مکان باشند. اگر پروژه نیازمند دریافت مجوزهای مهمی باشد، مهندس عمران و مشاور ترافیک معمولاً به دلیل آگاهی از کدها و مقررات محلی و ملی بایستی در نزدیکی محل پروژه باشند.

مهندسان ژئوتکنیک به طور معمول نزدیک محل پروژه هستند زیرا با سازندهای زمین‌شناسی محلی آشنا هستند و ممکن است در واقع حفاری خاک و سایر تحقیقات را در سایت‌های مجاور پروژه انجام داده باشند که نتایج این تحقیقات می‌تواند پروژه را در مرحله طراحی اولیه هدایت کند. اگر کدهای محلی منحصر‌به‌فرد یا دقیق باشند‌، ممکن است مهندسان سازه در نزدیکی محل پروژه قرار بگیرند. با این حال، در صورت نیاز به یک طراحی خلاقانه‌ی سازه‌، که نیازمند تکرار گسترده مراحل طراحی جهت دستیابی به طرح نهایی است، ممکن است حضور مهندس سازه در شهر محل معمار بهتر باشد.

معماران منظر نیز بسته به تجربه قبلی خود در زمینه منظر و گیاهان محل پروژه در مقایسه با میزان وابستگی کار آن‌ها با نوع معماری مورد نظر، ممکن است در هر دو مکان حضور داشته باشند. مشاوران دیگر ممکن است گاهی اوقات بسته به ترجیح کارفرما، در نزدیکی محل پروژه یا معمار قرار گیرند. مشاوران متخصص، با تخصص در زمینه‌هایی مانند تئاتر، آزمایشگاه و طراحی خدمات غذا، معمولاً فقط در چند شهر خاص حضور دارند. بنابراین این مشاوران به طور عمومی هم از محل پروژه و هم از دفتر معمار دور خواهند بود. با این حال ، مشاوران تخصصی تجربه زیادی در کار از راه دور و استفاده مؤثر از زمان محدود خود در محل دارند.

ارتباطات از راه دور تیم

ایجاد یک فرهنگ تیمی خوب با اعضای مختلف در موقعیت‌های متفاوت مستلزم ارتباط عالی است. به ویژه در این دوره که جلسات مجازی برگزار می‌شوند، برگزاری یک جلسه حضوری با اعضای اصلی تیم از دفتر معمار، مشاوران زیرمجموعه اصلی و تصمیم‌گیرندگان از طرف مالک بسیار مهم است. این جلسه به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا یکدیگر را تجسم کرده و نکات دقیق و ظریف صحبت را در طول کنفرانس‌های تلفنی بعدی یا بررسی اسناد از طریق وب درک کنند. یک طوفان فکری (brainstorming) با هدف پایداری، علاوه بر هدایت بهتر طراحی به سمت پایداری، به ارتقای فرهنگ تیمی کمک می‌کند، زیرا کل تیم با هم و در جهت دستیابی به یک هدف مشترک کار می‌کنند.

جلسات حضوری

معمار باید انتخاب کند که کدام جلسات مستلزم ملاقات حضوری است، چه در محل پروژه و چه در دفتر معمار، و چه جلساتی در صورت برگزاری مجازی ممکن است به همان اندازه مؤثر باشند. معماران به طور معمول جلسات خود را با کارفرمایان حضوری و در محل انجام می‌دهند ، اما بسیاری از جلسات مشاوران زیرمجموعه عملاً به صورت مجازی و با استفاده از روش‌های مختلف برگزار می‌شوند.

کنفرانس‌های تلفنی

کنفرانس تلفنی هنوز برای جلسات سریع، جهت حل یک مشکل خاص استفاده می‌شود. راه اندازی کنفرانس‌های تلفنی  آسان است، در صورت نیاز به اطلاعات اضافی، می‌توان اعضا را سریع اضافه کرد و این شیوه برای موضوعاتی که اساسا بصری نیستند به خوبی کار می‌کند. با این‌حال، هنگامی که مکالمه با توصیف وضعیت یا تغییرات فیزیکی شروع می‌شود-“نه ، کمی بیشتر در سمت راست صفحه بالا بروید و تصور کنید …”- وقت آن است که از فناوری‌های جدیدتر، که با رسانه‌های تصویری درآمیخته‌اند، استفاده شود.

برنامه های تحت وب

برنامه‌های تحت وب مانندGo-To-Meeting ،Webex  و غیره برای مشاهده اسناد، همراه با اعضای تیم، از راه دور مفید هستند. اگر مدیر پروژه تنها عضو دفتر باشد که در جلسه شرکت می‌کند، می‌توان از این برنامه‌ها در یک رایانه شخصی استفاده کرد یا درصورتی که کل تیم در جلسه حضور داشته باشند، می‌توان از برنامه روی صفحه نمایش استفاده کرد. سند روی صفحه نمایش می‌تواند توسط حاضرین مختلف عوض شده یا اینکه روی آن چیزی نوشته شود. علاوه‌بر‌این صدای تمام اعضای تیم می‌تواند شنیده شود. مشابه این برنامه‌ها، فناوری SmartBoard است که مورد استفاده قرار می‌گیرد و امکان اشتراک‌گذاری نشانه‌ها، ایده‌های طراحی و طرح‌ها را فراهم می‌کند.

کنفرانس‌های ویدئویی

بهترین جلسات مجازی به همه شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا هم اعضای دیگر جلسه را ببینند و هم اسناد یا حتی مدل‌ها را بررسی کنند. برخی از دفاتر کوچکتر می‌دانند که نرم‌افزارهای رایج مبتنی بر وب مانند Skype برای این منظور بسیار خوب کار می‌کند. اعضای تیم در شرکت معماری می‌توانند هنگام نگاه کردن به اسناد، صفحه را جلو یا عقب ببرند و تصویر شرکت‌کنندگان در جلسه همچنان در لبه صفحه قابل مشاهده است. شرکت های بزرگتر با چندین دفتر اداری روی سیستم‌های ویدئو کنفرانس پیچیده‌تری سرمایه‌گذاری کرده‌اند. آن‌ها از سه صفحه استفاده می‌کنند: یک صفحه شخص صحبت‌کننده را نشان می‌دهد‌، صفحه دوم همه شرکت‌کنندگان دیگر را نشان می‌دهد و صفحه سوم موضوع مورد بحث را نشان می‌دهد‌، خواه تصویری روی رایانه باشد یا یک طرح فیزیکی یا مدلی روی میز. سیستم ویدئو کنفرانس می‌تواند قابلیت جابجایی داشته باشد تا بتوان آن را به هر جا که جلسه به بهترین شکل برگزار می‌شود منتقل کرد و به اعضای تیم اجازه داد تا از راه دور بتوانند با تیم طراحی، جلسات غیررسمی، همچنین جلسات رسمی‌تر در اتاق کنفرانس داشته باشند.

مدیریت تیم مجازی

دانشکده مدیریت MIT  بهترین شیوه‌ها را برای مدیریت تیم‌های مجازی در شرکت معماری بررسی کرد و دریافت که تیم‌های مختلف و پراکنده در واقع می‌توانند بهتر از تیم‌های یک دفتر با یکدیگر کار کنند، به شرطی که وظایف به طور دقیق برنامه‌ریزی و تعیین شده باشند و تیم‌ها بصورت دوره‌ای جلسات حضوری داشته باشند. به نقل از یکی از رهبران تیم، پروژه‌ها باید شامل یک گام اول مهم باشند: “بیرون رفتن با همه اعضای تیم” ، در کمال تعجب، تیم‌هایی با اعضایی از سراسر جهان مؤثرتر از تیم‌هایی بودند که اعضای آنها در یک ساختمان اما در طبقات مختلف کار می‌کردند. این پدیده به احتمال زیاد به این دلیل است که افراد تیم با توجه به تخصصشان انتخاب شده‌اند، نه موقعیت جغرافیایی، و همچنین به دلیل تلاش بیشتری که در این‌گونه تیم‌های گسترده وجود دارد.

این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA

پروژه های گروه معماری کارند

ویلای شمس