دستور جلسه در شرکت معماری-بخش پنجم

مدیران پروژه در شرکت معماری برای پیشبرد روند طراحی معماری اغلب با یک صفحه کاغذ تک برگ با عنوان «دستور جلسه» در جلسه حاضر می‌شوند. این رویکرد بیانگر وجود یک فهم غلط از عملکرد دستور جلسه است.

هدف اصلی دستور جلسه تسهیل بحث است تا به شرکت‌کنندگان در جلسه، موضوع مورد بحث را یادآوری کند. بنابراین علاوه بر فهرست معمول موضوعات بحث، بهتر است دستور جلسه به دیگر اطلاعات مربوطه مانند ایمیل‌ها، یادداشت‌ها، برنامه‌ها، بودجه‌ها، گزارش‌ها و نظایر آن ضمیمه شود.

اگرچه این امر موجب مصرف بیشتر کاغذ می‌شود، اما الحاق اطلاعات پشتیبان مربوطه، خطر حذف یک مورد بحث مهم را، به دلیل اینکه یکی از حاضرین در جلسه نمی‌تواند جزئیات را به یاد آورد، از بین می‌برد.احی معماری به خوبی انجام شود. تصمیم‌ها را نمی‌توان بدون حضور افراد مرتبط و مهم اتخاذ کرد. همچنین، اگر کسانی که تصمیم گیر اصلی نیستند درباره مسائل بحث و گفت و گو کنند، نمی توان به راحتی به تصمیم نهایی رسید.

علاوه‌بر‌این اندازه‌گیری میزان زمان اختصاص داده شده به هر یک از موارد دستور جلسه اهمیت دارد. برای مدیریت بهتر جلسه، مدیر پروژه بهتر است که حاضرین را به تصمیم‌گیری در خصوص یک موضوع و همچنین رفتن به سراغ موضوع بعدی پس از اختصاص زمان مناسب برای بحث در مورد آن، ترغیب کند. با این‌حال توانایی تشخیص زمان نیاز به بحث بیشتر در مورد یک موضوع و اجازه‌ی شکل‌گیری گفتگو میان حاضرین در جلسه به خصوص جلسات طراحی معماری ، بدون ایجاد وقفه، نیز به همان اندازه اهمیت دارد.

بهتر است لیستی از موضوعات دستور جلسه، یک یا دو روز قبل از برگزاری آن، همراه با درخواستی برای ثبت نظرات توزیع شود. اگرچه برخی از دریافت‌کنندگان این مطالب را نمی‌خوانند، اما حداقل هر کسی فرصتی برای تأثیرگذاری بر ساختار جلسه را خواهد داشت.

گزارش‌ها در جلسات پروژه در شرکت معماری

گزارش‌های جلسات که گاهی اوقات صورت‌جلسه نامیده می‌شوند، سندی از بحث کلی، تصمیم‌های گرفته شده، دستورهای داده شده و وظایف مورد قبول در طول یک جلسه پروژه در شرکت معماری است. به دلیل وجود وظایف و امور زمان‌بر، توصیه می‌شود که گزارش‌های جلسه هر چه سریع‌تر پس از برگزاری آن منتشر شود.

یک کپی از دستور جلسه و هر جزوه‌ای که در طول جلسه ارایه شده است، همراه با کپی طرح‌ها و اسکیس‌ها بایستی به گزارش جلسه ضمیمه شود. کل این بسته‌ی اطلاعاتی می‌تواند سریعتر و ارزانتر از طریق ایمیل ارسال شود. گزارش‌های جلسات ممکن است توسط مدیر پروژه یا رهبر گروه که توسط مدیر منصوب شده است، تهیه شود. بهتر است به منظور ارائه بهتر خدمات طراحی معماری ، گزارش‌دهنده‌ی اولیه برای هر کدام از جلسات، در برنامه مدیریتی آن جلسه تعیین شود.

اگرچه برخی از مدیران بر این باورند که گزارش‌های جلسه در وهله اول با اهداف مدیریت ریسک تهیه می‌شوند، اما یک مدیر پروژه کارآمد درک می‌کند که هدف اولیه تهیه صورت جلسات تسهیل ارتباط بین افراد شرکت‌کننده در پروژه است. گزارش‌های جلسه باید میان تمام افراد مربوطه، هم کسانی که در جلسه حضور دارند و هم کسانی که در جلسه حضور ندارند، توزیع شود تا آن‌ها از آخرین وضعیت پروژه، تصمیمات اخیر و آنچه از اعضای تیم پروژه انتظار می‌رود، آگاه باشند.

در گزارش‌ها بایستی بحث‌ها با جزئیات کافی ثبت شوند، بدین‌ترتیب تصمیمات و دستورهای ارایه شده، حتی اگر کلمه به کلمه بیان نشده باشد، می‌توانند قابل دستیابی باشند. دو شیوه رایج تهیه گزارش‌های جلسه، گزارش روایتی و گزارش اقدام-موردی هستند.

گزارش روایتی

در طول مراحل مستندسازی طراحی و ساخت در شرکت معماری، مسائل کمی ناروشن‌تر از مرحله ساخت هستند. در‌حالی‌که نیاز به تصمیم‌گیری سریع و دقیق در طول این مراحل کاهش نمی‌یابد، شیوه‌ی روایتی کمتر مشتریان را تحت فشار می گذارد، بنابراین می‌تواند آن‌ها را تشویق به تصمیم‌گیری به موقع کند. با این که این شیوه، عملکردی بیش از یک روایت تاریخی دارد، توضیحات مفصلی از مسائل را در خود جای می‌دهد و لزوما این مسایلی ممکن است نیازی به اقدامات بعدی جهت پیگیری نداشته باشند.

گزارش جلسه اقدام-موردی

این قالب شامل فهرستی از موارد یا مسائل است که با یک عدد خاص و منحصر به فرد مشخص شده‌اند. در این روش مشخص می شود هر مورد اقدام در چه جلسه‌ای و با چه ترتیبی مطرح می شود. به عنوان مثال مورد 21.01 نشان می دهد در جلسه شماره ۲۱ این مورد به عنوان اولین گزارش جدید مطرح شده است. این مورد به یک شرکت یا فرد خاص نسبت داده می‌شود و تا زمانی که به طور کامل مورد بررسی قرار نگرفته یا حل نشده است، از گزارش‌های بعدی حذف نمی‌شود. برای هر مورد بایستی یک موعد زمانی خاص مشخص شود. این امر به صورت یادآوری کننده ثابت، به حل به موقع مسئله کمک می کند.

مهم نیست که گزارش‌های جلسه در شرکت معماری دست‌نوشته هستند یا تایپ شده، اگرچه بسیاری از معماران حالت رسمی گزارش‌های تایپ شده را ترجیح می‌دهند. علاوه‌بر‌این اهمیتی ندارد که از کدام شیوه‌ی گزارش‌نویسی استفاده می‌شود. به عنوان مثال برخی از مدیران ممکن است از یک لیست ساده از موارد مهم برای ثبت بحث‌های جلسه استفاده کنند. آنچه در اینجا اهمیت دارد این است که مدیر پروژه اطمینان حاصل کند بحث‌های مطرح شده به هر کسی که به نوعی با آن‌ها درگیر خواهد بود به شیوه قابل فهم ارائه شود، و جهت‌گیری‌ها و تصمیمات به همان شیوه‌ای که افراد حاضر در آن‌ها شنیده‌اند، ثبت شده است. به اشتراک‌گذاری این اطلاعات به همه شرکت‌کنندگان این فرصت را می‌دهد تا هر گونه اعتراض نسبت به چگونگی فهم و ثبت هر مورد را اعلام نمایند. علاوه‌بر‌این، به اشتراک‌گذاری گزارش، به همه افراد اطلاعات ضروری برای هماهنگ کردن کارهایشان به منظور پیشبرد طراحی معماری را ارائه می‌دهد.

این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA

پروژه های گروه معماری کارند

پارک هفتم تیر یزد