بودجه پروژه و برنامه کاری در شرکت معماری-بخش شانزدهم
برنامه‌ریزی کاری پروژه عنصر اصلی در ایجاد و به‌روز‌رسانی بودجه‌های حسابداری برای طراحی معماری بهتر در شرکت معماری است. وجود برنامه‌های کار با ذکر جزئیات وظایف مناسب، اساس تدوین برنامه زمانی پروژه بوده، از نظارت بر پیشرفت پروژه پشتیبانی کرده و به عنوان وسیله‌ای ارتباطی برای همه اعضاء پروژه عمل می‌کند.
اهمیت برنامه‌ریزی کاری پروژه طراحی
طراحی عالی، خدمات‌رسانی عالی به کارفرما، تضمین یا کنترل کیفیت و تخصص فنی، همگی عوامل اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه هستند. توانایی پیش‌بینی دقیق درآمد با استفاده از روش‌های ساده، اساس عملکردهای شرکت بوده و پایه بسیاری از تصمیمات مهم و بالادستی مانند تعدیل کارکنان و بودجه هزینه‌های بالاسری در شرکت معماری است. پیش‌بینی یک درآمد خوب، نیروی حیاتی عملکرد مالی موفق شرکت است، و فرآیندهای موجود برای بودجه‌بندی پروژه، برنامه‌ریزی و پیگیری، اساس این پیش‌بینی‌هاست. برنامه‌ریزی کار پروژه مطمئناً یکی از نقش‌های مورد انتظار از مدیران پروژه است، اما فرصتی برای ایجاد تیم، و رهبری پروژه در داخل شرکت و خارج از آن، از جمله رهبری کارفرمایان و پیمانکاران نیز از دیگر وظایف مدیران پروژه است.
اکثر شرکت‌ها، بزرگ، متوسط و کوچک، با ارایه خدمات تخصصی درآمد کسب می‌کنند. منابع مورد استفاده برای انجام خدمات پروژه باید با ابزارهایی که عملکرد گذشته را گزارش داده و تجزیه و تحلیل می‌کنند، مدیریت و اندازه‌گیری شود، اما مهمتر از همه استفاده از این اطلاعات برای داشتن نگاهی به آینده است. نرخ استفاده از منابع، میزان زمان قابل مطالبه پروژه، بر کل زمان کار توسط تک تک کارکنان تقسیم شده، و در سطح شرکت، بخش بازار، رشته و پروژه اندازه‌گیری می‌شود، این امر عامل مهمی در توانایی سودآوری شرکت است. یک برنامه سالانه کسب‌و‌کار خوب طراحی شده شامل نسبت‌های عملکردی مورد استفاده برای همه افراد شرکت، از جمله بخش‌های مدیریت، بازاریابی و کارکنان پروژه است. مکانیسم کنترل استفاده از منابع، اهداف عملکردی و پیش‌بینی منابع در واقع همان برنامه کاری پروژه است. منظور از اصطلاح “منبع” نیز در این مطلب، کارکنان یک شرکت است.
برنامه های کاری خوب در پروژه = پیش‌بینی خوب منابع و درآمد
برنامه‌ریزی کاری پروژه به عنوان ابزاری برای دستیابی به سودآوری پروژه و شرکت، برنامه‌ریزی نقاط عطف و منابع پروژه و نظارت بر پیشرفت آن عمل می‌کند. برنامه‌های کاری نیازی به جزئیات زیاد ندارند. موارد زیر بیانگر ویژگی‌های فرآیند و برنامه هستند:
- با تهیه بودجه‌های از بالا به پایین، مرحله بازاریابی را در ابتدا آغاز کنید.
- لیستی ساده از برنامه‌های کاری با حداقل تعداد کارکنان و منابع تهیه کنید، تا بتوانید بر اساس آن یک بودجه از پایین به بالا پیش‌بینی کنید.
- دو بودجه را با یکدیگر مقایسه کرده و آنها را با هم ترکیب کنید تا به یک نقطه شروع قابل اجرا و امکان‌پذیر دست پیدا کنید.
- به هنگام بحث در خصوص قرارداد، برنامه مفهومی را با برنامه‌ریزی دقیق‌تر در سطح تعریف وظایف، به منظور ارائه دامنه خدمات پیشنهادی، اصلاح کنید.
- در اولین فرصت برنامه کاری پروژه را با توجه به محدوده خدمات ذکر شده در قرارداد و تیم پروژه که شامل مهندسین مشاور خارجی نیز هست، نهایی کنید.
- کارفرما را در برنامه‌ریزی و تدوین برنامه کاری، با توجه به زمان دریافت‌ها و تأییدهای آنها مشارکت دهید.
- در صورتی که یک پیمانکار یا مدیر برنامه در مراحل طراحی پروژه دخیل شود، به آنها آگاهی لازم در خصوص نقششان در پروژه ، ورودی بخش طراحی و زمانبندی کار داده و آنها را در روند پروژه مشارکت دهید.
- در طول پروژه به طور منظم بر برنامه کاری نظارت داشته و آن را در صورت نیاز بازبینی کنید.
مدیران پروژه در اکثر شرکت‌های کوچک تا متوسط و حتی در برخی از شرکت‌های بزرگ که معمولاً پروژه‌های بسیار بزرگ و پیچیده انجام می‌دهند، وظایف گوناگونی بر عهده می‌گیرند. فردی با مسئولیت مدیریت پروژه در شرکت معماری باید روند برنامه‌ریزی کار را هدایت کند، هرچند ممکن است این فرد در بخش‌های طراحی و فنی پروژه نیز مسئولیت‌هایی بر عهده داشته باشد. تهیه برنامه‌های کاری پروژه یک فرآیند بسته (closed-door process) نیست که توسط مدیر پروژه انجام شده و به مدیرعامل و تیم پروژه ارایه شود. اعضای اصلی تیم، به ویژه رهبران بخش‌های طراحی و فنی پروژه، در طول کل فرآیند در پروژه حضور دارند، علاوه‌بر‌این خوب است که همزمان کارکنان بخش حسابداری نیز درگیر پروژه شوند. برای تیم معماری روش مناسب این است که برنامه اولیه و برنامه زمانی پروژه را تهیه کنند و به دنبال آن مهندسین مشاوری که به پروژه ملحق می‌شوند، نقاط عطف و نیازهای اصلی خود را به این برنامه اضافه کنند. سرانجام به عنوان بخشی از تمرین تشکیل تیم، به کارفرما برنامه کار و نحوه مشارکت او در راستای برآورده کردن برنامه زمانی ارایه می‌شود. دستورکار مناسب جلسه شروع پروژه، شامل بحث مهم و موافقت در خصوص برنامه زمانی تهیه شده با توجه به برنامه‌ریزی اقدامات است. حتی در یک شرکت کوچک که روی پروژه‌های کوچک‌تر کار می‌کند و اعضای تیم پروژه آن کمتر است، تشکیل یک جلسه شروع پروژه که در آن کلیات پروژه نهایی شده و در واقع پروژه فعال می‌شود، توصیه می‌گردد.
این متن ترجمه ای است از بخش مدیریت پروژه طراحی در کتاب هندبوک حرفه ای معماری AIA
پروژه های گروه معماری کارند
